Van Excel naar RRA: Efficiënter plannen met meer gebruikersgemak
Een aantal afdelingen van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) gaat over naar de Rijks Rooster Applicatie (RRA). Het implementatieproces is bijna ten einde en de livegang staat voor de deur. Programma DOOR sprak met Lilian Enzerink-Tap, manager van het Contactcentrum, één van de aansluitende teams, over haar ervaring tijdens de implementatie van de RRA. “In ons geval gaat het om medewerkers met reguliere werktijden die een rooster gebruiken. We moesten er even op wachten, maar we zijn eindelijk aan de beurt”, zegt Lilian. “In 2018 hoorde ik al over de RRA en zag toen al de voordelen van deze nieuwe roosterapplicatie voor mijn team.”
Een nieuwe manier van plannen
Tot voor kort was er bij ILT geen eenduidige manier van roosteren. Sommige afdelingen werkten met Excel, terwijl anderen Metrix gebruikten. Dit gaf problemen en beperkingen. Excel was voor velen het standaardhulpmiddel, maar bereikte zijn limiet. De introductie van de RRA brengt hierin verandering. “Een van de belangrijkste voordelen van de RRA is dat we onze capaciteit optimaal kunnen inzetten op basis van de werkbehoefte”, vertelt Lilian verder. “Het systeem helpt inzichtelijk te maken welke bezetting nodig is. Daarnaast biedt het flexibiliteit doordat we medewerkers over verschillende teams kunnen inzetten. Hierdoor ondersteunen afdelingen elkaar en wordt de capaciteit efficiënter benut.”
De implementatie: wennen en leren
In het begin van het implementatieproces van de RRA was het even wennen. Voor het projectteam was het een nieuw systeem, waarvan de mogelijkheden en beperkingen nog niet direct duidelijk waren. “Door meerdere workshops en brainstormsessies kregen wij steeds meer inzicht en in overleg kon het systeem op een aantal punten worden aangepast aan onze specifieke behoeften. Er wordt echt meegedacht door het implementatieteam van programma DOOR”, legt Lilian uit. Ondanks de eerdere twijfels bij sommige collega’s over de veranderingen, is er nu een breed besef dat teruggaan naar de oude situatie geen optie is. Zoals Lilian het duidelijk verwoordt: “We gaan echt niet meer terug!’
Samenwerking met P-Direkt en RRA-specialisten
Nog een groot voordeel van de RRA is de integratie met P-Direkt. “Ondanks de nodige aanpassingen die het van ons vraagt, biedt de nieuwe werkwijze vooral veel voordelen. Tijdens de implementatie hebben we dankzij de experts van programma DOOR veel geleerd over HRM en wet en regelgeving, onder andere op het gebied van de CAO. Daarbij maakten de oefensessies de theorie tastbaar en hielpen ze om de begrippen binnen de RRA te vertalen naar de dagelijkse praktijk. We kregen waardevolle tips over het plannen en het effectief leren werken met de RRA en de communicatie naar onze medewerkers toe. Dankzij goed advies en de expertise van RRA-specialisten konden we weloverwogen keuzes maken”, gaat Lilian enthousiast verder.
Een zorgvuldig veranderproces
Het implementatietraject werd als fijn en nauwkeurig ervaren, met veel sessies en ondersteuning. “We zijn stap voor stap meegenomen in het veranderproces en dat is belangrijk.” Waar de teams bij ILT begonnen met diverse, beperkte roostersystemen, hebben ze nu een krachtige tool. Zoals Lilian treffend samenvat: “Mijn doel met de RRA: efficiënt plannen met veel gebruikersgemak voor iedereen.”