Q&A hybride werken bij het Rijk

De Q&A is op de eerste plaatst bedoeld voor leidinggevenden en HR-adviseurs. Uiteraard kunnen deze Q&A’s ook door medewerkers worden geraadpleegd. 

N.B.1. Het is een groeidocument: door wijzigende wet- en regelgeving, cao-afspraken, of veranderde inzichten op basis van de leerervaringen met hybride werken, worden aanpassingen/aanvullingen gedaan. 

N.B.2. Hybride werken kan binnen een departement een andere naamgeving hebben (bijv. eigentijds werken, uit en thuiswerken)  
N.B.3.  Bij hybride werken is het belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn van de gedragsregels voor de digitale werkomgeving. Deze staan op het Rijksportaal.

N.B. 4. Meer informatie over hybride werken is te vinden op de pagina Hybride Werken bij het Rijk op het Rijksportaal, vindbaar onder de ‘Favorieten’.

1. Wat verstaan we onder hybride werken bij het Rijk?

Hybride werken is een manier van werken waarbij –als de aard van het werk dat mogelijk maakt– medewerkers de ruimte hebben om bewuste keuzes te maken in hoe, wanneer en waar ze (samen)werken; op kantoor, op locatie , thuis of elders . Die keuzes worden afgestemd met de leidinggevende en de collega’s waarmee samengewerkt wordt. Dit biedt medewerkers de mogelijkheid om hun manier van werken meer aan te laten sluiten bij wat er nodig is voor de taken/opgaven waaraan ze werken en bij hun persoonlijke situatie en voorkeuren. De digitale middelen en fysieke faciliteiten die ze hierbij tot hun beschikking hebben, maken het mogelijk om on- en offline, synchroon en asynchroon, individueel en samen optimaal te kunnen werken.

2. Waarom gaan we bij het Rijk hybride werken?

Door het noodgedwongen ‘thuiswerkexperiment’ in de coronaperiode hebben we ervaring opgedaan met thuiswerken. Het heeft inzicht gegeven in de voordelen, zoals minder reistijd, meer zeggenschap over de eigen werktijden en de inrichting van de werkzaamheden en een betere werk-privébalans. Maar ook de nadelen, zoals het gemis aan spontane ontmoetingen en contacten met collega’s, en een minder duidelijke scheidslijn tussen werk en privé met als risico het gevoel altijd beschikbaar te moeten zijn. Door op zoek te gaan naar de optimale balans bij het hybride werken - op kantoor, thuis of elders - kunnen we de voordelen van thuiswerken behouden en de ervaren nadelen zoveel mogelijk tenietdoen. Veel medewerkers hebben in verschillende onderzoeken die tijdens de coronapandemie zijn gedaan, aangegeven ook na corona een paar dagen in de week thuis te willen blijven werken. Hybride werken heeft ook voordelen voor de organisatie. Het draagt bij aan een toekomstbestendige, duurzame organisatie. Het maakt ons een moderne werkgever en aantrekkelijk voor divers talent. Met hybride werken maken we ook nog eens maatschappelijke impact: meer thuiswerken is minder reizen en minder druk op snelwegen en OV. Door minder reizen reduceren we bovendien de CO2-uitstoot en dragen we bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van het Rijk.

3. Wat zijn de basisprincipes onder hybride werken?

Binnen de Rijksdienst maken we lerenderwijs de transitie naar hybride werken, met als doel dat het bijdraagt aan meer werkgeluk, betere werkresultaten, modern werkgeverschap en duurzaamheid. Hierbij:

• blijft de inhoudelijke opgave waaraan we werken centraal staan; 
• sluiten we aan bij de collectieve organisatie doelstellingen en –opgaven; 
• bestaat veel ruimte voor individuele verschillen, omdat mensen, taken, organisatieonderdelen, teams, persoonlijke omstandigheden en voorkeuren van elkaar kunnen verschillen;
• is geen sprake van een vaste norm ten aanzien van op kantoor, locatie, thuis of elders werken, maar van een manier van werken die past bij de aard van het werk, een goede taakuitoefening en het persoonlijke welzijn;
• zien we het regelmatig samenkomen op kantoor als noodzakelijk zowel vanuit het oogpunt van sociale cohesie en de binding met de organisatie als de onderlinge verbinding tussen collega’s;
• maken we in teamverband en in afstemming met de leidinggevende afspraken over resultaten, samenwerken, vindbaarheid, bereikbaarheid én welke werkzaamheden en activiteiten we op kantoor, locatie, thuis of elders doen. 
• werken we activiteitgericht en gebruiken die werkplek die het beste past bij de aard van onze werkzaamheden;
• zijn goede afspraken tussen leidinggevende en medewerker en tussen medewerkers onderling het uitgangspunt, in situaties dat dit niet tot overeenstemming leidt ligt de beslissingsbevoegdheid bij de leidinggevende; 
• leren we door te doen en evalueren we de gemaakte afspraken in een open dialoog om te kijken wat werkt en waar nog kansen liggen om te verbeteren.

4. Kunnen alle medewerkers hybride werken?

• Hybride werken is een mix van werken op kantoor, op locatie, thuis en elders.
• Het verschil in functies en werkzaamheden binnen het Rijk is enorm groot. Hybride werken is geen ‘one size fits all’, het ziet er voor iedereen anders uit.
• Niet alle werkzaamheden laten het praktisch toe om hybride te werken.
• Óf en de mate waarin hybride werken mogelijk is, is daarom afhankelijk van de aard van het werk:  
  • er zijn, met name bij uitvoeringsorganisaties, werkzaamheden die op een vaste locatie plaats moeten vinden. In dat geval is hybride werken niet of nauwelijks mogelijk; 
  • werkzaamheden waarbij een zeer hoge mate van privacy en vertrouwelijkheid aan de orde is en waarvoor door de departementsleiding is bepaald dat deze in de kantooromgeving moeten plaatsvinden; 
  • werkzaamheden waarbij medewerkers veel op pad zijn om bedrijven of instellingen te bezoeken, zoals bij inspectiediensten. Deze medewerkers werken dus (al) veel elders;
  • bureauwerkzaamheden zoals administratief werk en het ontwikkelen van beleid en wetgeving, deze lenen zich over het algemeen goed voor thuiswerken. 
• Voor medewerkers die voor het Rijk in het buitenland werkzaam zijn gelden in principe dezelfde uitgangspunten ten aanzien van hybride werken, tenzij de lokale situatie en voorzieningen ter plaatse dit niet toelaten. 

5. Is het toegestaan om uitsluitend thuis te werken?

• Net zomin als de medewerker verplicht kan worden om thuis te werken (zie ook vraag 6 en 7), is er ook geen recht om (uitsluitend) thuis te werken.
• Hybride werken is een manier van werken die uitgaat van een mix van op kantoor, op locatie, thuis en elders werken als de aard van het werk het toelaat. Uitsluitend thuiswerken past niet bij de uitgangspunten van hybride werken. 
• Er is evenwel geen sprake van een vaste norm voor het aantal dagen op kantoor, locatie, thuis of elders werken. Dit kan per medewerker en per werkweek verschillen.
• Hybride werken biedt medewerkers de ruimte steeds bewuste keuzes te maken om hun werk daar te doen waar dat het beste past. Bij die afweging is de aard van het werk/taken en de interactie met collega’s die daarbij nodig is, bepalend. Geconcentreerd bureauwerk kan veelal het beste thuis worden gedaan. Vraagt het werk om ingewikkelde afstemming of het ophalen en uitwisselen van nieuwe ideeën dan is samenkomen op kantoor passend. 
• (Samen)werken op kantoor of locatie is bovendien van belang voor de onderlinge verbinding met collega’s. Een goed teamgevoel is van belang voor ieders werkplezier en ook voor goede werkresultaten.
• Hybride werken brengt ook hybride besprekingen en vergaderingen met zich mee. Ook daarvoor geldt dat de medewerker bewust kiest of hij hiervoor naar kantoor komt en fysiek aansluit of vanuit huis digitaal deelneemt.
• Over waar de medewerker werkt (en vergadert), geldt als uitgangspunt dat daarover afspraken worden gemaakt tussen medewerker, teamgenoten en de leidinggevende. Hierbij worden de belangen van de medewerker, het team en die van de organisatie meegewogen. 
• Zowel werkgever (leidinggevende), als medewerker hebben rekening te houden met elkaars belangen vanuit goed werkgeverschap en goed werknemerschap. De leidinggevende heeft echter zo nodig de beslissende stem⁴.

⁴  O.b.v. Instructierecht (art 7:660 BW)

6. Kan een medewerker verplicht worden thuis te werken?

Nee, een medewerker kan onder normale omstandigheden niet verplicht worden om thuis te werken (zie ook vraag 7); werken op de eigen werklocatie of een andere locatie moet altijd mogelijk zijn.

7. Kan een medewerker om verspreiding van het coronavirus te voorkomen verplicht worden thuis te werken?

• Als er vanuit overheidswege maatregelen worden genomen of het vanuit de zorgplicht van de werkgever noodzakelijk is maatregelen te nemen om verspreiding van een besmettelijk virus of bacterie te voorkomen, kan een medewerker – als thuiswerken mogelijk is – verplicht worden om vanuit huis te werken.
• Als de maatregelen het toestaan om gedeeltelijk weer naar kantoor te gaan, kan het (binnen de pandplannen) nodig zijn afspraken te maken op welke dagen thuis en welke dagen op kantoor gewerkt wordt. Een werkgever heeft hierbij niet alleen rekening te houden met de belangen van één medewerker, maar met die van meerdere medewerkers en met het organisatiebelang. Uiteraard zal hierbij zwaarwegend rekening worden gehouden met medewerkers die niet thuis kunnen werken. Uitgangspunt is dat de afspraken over spreiding van werkdagen op kantoor DG-niveau gemaakt (waarbij een DG kan besluiten dit al dan niet neer te leggen bij directies of teams). 

8. Past uitsluitend op kantoor werken binnen de principes van hybride werken?

• Hybride werken is een manier van werken die uitgaat van een mix van op kantoor, op locatie, thuis of elders werken als de aard van het werk het toelaat. Volledig op kantoor werken blijft wel mogelijk.
• In zijn algemeenheid wordt er bij hybride werken echter vanuit gegaan dat medewerkers naast werken op kantoor ook, op basis van vrijwilligheid, een of enkele dagen per week thuiswerken, waardoor er aanzienlijk minder reisbewegingen zijn en het Rijk (als werkgever) zo ook bijdraagt aan de duurzaamheidsdoelstellingen.
• Er kunnen omstandigheden zijn waardoor thuiswerken voor een medewerker niet gewenst of niet (goed) mogelijk is. Bijvoorbeeld omdat de woonsituatie zich er niet voor leent, of omdat er fysieke of sociale belemmeringen zijn. Voor deze groep medewerkers past thuiswerken dus niet binnen zijn hybride werksituatie. 
• Een medewerker kan, als er aanvullende voorzieningen of maatregelen nodig (en mogelijk) zijn om het werken thuis wel goed mogelijk te maken, dit met zijn leidinggevende bespreken. Waar nodig kan ook advies van Bedrijfszorg worden gevraagd.

9. Welke werklocatie heeft een medewerker bij hybride werken?

• De werklocatie⁵  van de medewerker is vastgelegd in zijn of haar arbeidsovereenkomst (of de in een arbeidsovereenkomst omgezette aanstelling). Meestal is enkel sprake van één locatie.
• Bij hybride werken zal het gebruikelijker worden om op meer dan één locatie en/of thuis te werken. 
• De werklocatie zoals opgenomen de arbeidsovereenkomst blijft vooralsnog ongewijzigd. Dit is om administratieve redenen wenselijk en ook om medewerkers van een directie/organisatieonderdeel een duidelijke thuisbasis te laten behouden.
• Dit wil niet zeggen dat de medewerker in het kader van hybride werken niet op een andere locatie mag werken als dat gewenst of nodig is. 
• Door wijziging van fiscale regelgeving en/of cao-afspraken, zouden de bepalingen over de werklocatie in de toekomst kunnen wijzigen. 

⁵CAO Rijk, bijlage 1 Definities

10 a. Als een medewerker op een andere locatie werkt kunnen er dan reiskosten worden gedeclareerd?

• Als een medewerker hybride werkt en ervoor kiest in een ander rijksgebouw te werken dan de eigen werklocatie, dan is er recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer (CAO Rijk, 10.1);
  • reist de medewerker met openbaar vervoer dan kan de Shuttlekaart worden benut
  • reist de medewerker met eigen vervoer dan kunnen via P-Direktportaal de reiskosten worden gedeclareerd.
• Als een medewerker in opdracht van de werkgever op een andere locatie gaat werken dan is er sprake van een dienstreis en de voorwaarden die daar voor gelden (CAO Rijk, 10.2).
   

10 b. Hoe zit het bij hybride werken met de bepalingen rond reistijd = werktijd?

De introductie van hybride werken heeft geen gevolgen voor de regels rondom reistijd=werktijd. De regels (die momenteel dus ook al van toepassing zijn) luiden al volgt:

• Reistijd woon-werkverkeer is de tijd die een medewerker aflegt om vanaf zijn woonadres naar zijn werklocatie te komen. In tegenstelling tot werktijd, betreft dit de eigen tijd van een medewerker waar de werkgever geen zeggenschap over heeft.
• Reistijd woon-werkverkeer geldt derhalve niet als werktijd, ook niet in het geval van hybride werken (en als eventueel op andere tijden wordt gereisd om spits te mijden).  
• Werken gedurende de reistijd woon-werkverkeer is maar beperkt mogelijk, omdat altijd de privacy en informatieveiligheidsvereisten in acht moeten worden genomen. Het is bovendien onwenselijk vanuit het perspectief van gezond werken: op grond van Arbo-regelgeving is het noodzakelijk dat op een ergonomisch ingerichte werkplek wordt gewerkt, wat tijdens reisbewegingen niet (altijd) mogelijk is. 
• In geval van een dienstreis geldt de reistijd wel als werktijd.
• Als sprake is van een gewijzigde werklocatie van een medewerker door een (eerdere) organisatiewijziging én de reistijd (woon-werkverkeer) van een medewerker vanwege die wijziging met minimaal 15 minuten enkele reis toeneemt, dan heeft de medewerker recht op de aflopende vergoeding voor de extra reistijd boven die 15 minuten, en is dus (deels) sprake van reistijd=werktijd. ( zie 14.3 CAO Rijk).
• De extra reistijd wordt in principe in tijd vergoed en in mindering gebracht op de (feitelijke) werktijd van de medewerker. Dit geldt enkel voor daadwerkelijk naar de werklocatie gemaakte reisbewegingen. In de situatie van hybride werken krijgt de medewerker dus alleen reistijdcompensatie indien hij of zij daadwerkelijk naar zijn werklocatie reist en dus niet als de medewerker thuiswerkt, of op een andere locatie. 

11. Past een vaste thuiswerkdag binnen het principe van hybride werken?

•  Hybride werken is een manier van werken waarbij –als de aard van het werk dat mogelijk maakt– medewerkers de ruimte hebben om bewuste keuzes te maken in waar en wanneer, ze werken. Hierdoor kunnen zowel de locatie van het werk als de werktijden van medewerkers onderling meer gaan variëren, Dit zou soms kunnen botsen met een vaste thuiswerkdag van een medewerker.
• Afhankelijk van het werk/de taken en de benodigde interactie met collega’s wordt de werkplek gekozen die daar het beste bij past. 
• Gezamenlijk worden afspraken gemaakt over beschikbaarheid en bereikbaarheid. Daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de dagen waarop medewerkers in het team bij voorkeur thuiswerken. Tegelijkertijd zal over en weer af en toe flexibiliteit nodig zijn. In het uiterste geval beslist de leidinggevende.
• Als er op basis van een specifieke afspraak, zoals in de arbeidsovereenkomst of via een zogeheten TPAW-overeenkomst een vaste thuiswerkdag is afgesproken, dan blijft dit in de regel geldig. Werkgevers kunnen wel in overleg treden met de medewerker om deze vaste thuiswerkdag nu bij het hybride werken te laten vervallen. 
• Er is uiteraard verschil tussen een vaste thuiswerkdag (een dag waarop je volgens je arbeidsovereenkomst werkt) en een vaste (rooster)vrije dag (een parttime-dag of een PAS-dag). Een medewerker vragen naar kantoor te komen op een roostervrije dag kan, net als nu, in redelijkheid alleen in zeer urgente situaties. De medewerker is in dat geval ook niet verplicht om op dit verzoek in te gaan. Het arbeidspatroon van een medewerker kan door een leidinggevende namelijk enkel worden gewijzigd indien dat voor de bedrijfsvoering onvermijdelijk is.

12. Mogen medewerkers buiten de reguliere werktijd werken?

• Binnen het principe van hybride werken hebben medewerkers de vrijheid om, indien hun werk het toelaat, hun werktijden binnen de reguliere werktijden (over het algemeen maandag tot vrijdag van 08.00-18.00 uur, maar dit kan per organisatieonderdeel verschillen) flexibeler in te vullen. 
• Medewerkers kunnen zo in aansluiting op hun persoonlijke voorkeur eerder of later starten/eindigen met werken en ook langer en/of op andere tijden pauzeren. Hierdoor is er een betere balans tussen werk en privé mogelijk. 
• De keuzevrijheid brengt ook met zich mee dat medewerkers er zelf voor kunnen kiezen om in plaats van bepaalde uren binnen de reguliere werktijden, buiten de reguliere werktijden, bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend, te werken. Hierbij is het wel belangrijk dat dit in afstemming met het team plaatsvindt en er duidelijke afspraken zijn over bereikbaarheid. Voor deze gewerkte uren heeft de medewerker geen recht op onregelmatigheidsvergoedingen, aangezien het buiten reguliere werktijden werken op eigen initiatief gebeurt.

13. Heeft hybride werken consequenties voor de situatie van grenswerkers?

• Sinds jaar en dag zijn er medewerkers die net over de grens in Duitsland of België wonen en voor het Rijk werken (grenswerkers). Deze medewerkers wonen op bereisbare afstand van hun werklocatie; voor hen is het geen belemmering om bij hybride werken regelmatig naar de werklocatie te komen. Derhalve zijn er ook voor medewerkers die in de toekomst overwegen net over de grens te gaan wonen/werken, geen bezwaren.
• Hybride werken heeft geen fiscale en sociale gevolgen voor grenswerkers. Op grond van de Europese Verordening Nr. 883/2004 is het Nederlandse socialezekerheidsstelsel altijd van toepassing op (rijks)ambtenaren, thuiswerkdagen maken daarvoor niet uit. In de Belastingverdragen met België en Duitsland is een apart overheidsartikel opgenomen. Op grond van het overheidsartikel geldt kortgezegd het Nederlandse fiscale regime voor de loonbelasting voor (rijks)ambtenaren, ook als er over de grens wordt thuisgewerkt door rijksambtenaren.

14. Is het bij hybride werken toegestaan vanuit het buitenland te werken?

• Voor werken vanuit het buitenland⁶ – anders dan de situatie van grenswerkers (zie vraag 14) - geldt dat dit niet is toegestaan, tenzij daar in uitzonderlijke situaties afspraken over worden gemaakt tussen de leidinggevende en de medewerker.
• Het principe van hybride werken is dat medewerkers zowel op kantoor, als thuis en/of op een andere (geschikte) locatie werkzaam zijn. Dit mede in afstemming op de werkzaamheden en met de collega’s uit het team. Op kantoor zijn is dus nadrukkelijk een onderdeel van hybride werken. Werken vanuit het buitenland sluit niet aan op dit uitgangspunt en vereist daarom expliciete toestemming van de leidinggevende.

⁶ Buiten het Europese deel van Nederland, of indien de werklocatie zich buiten Europees Nederland bevindt en hybride werken mogelijk is, buiten de grenzen van dat land.

Zie ook de Handreiking Tijdelijk werken vanuit het buitenland.

15. Welke afwegingen spelen een rol bij toestemming voor werken vanuit het buitenland?

• Toestemming werken vanuit het buitenland zal enkel in zeer bijzondere omstandigheden gegeven kunnen worden. Hierbij kunnen specifieke voorwaarden over de functievervulling en/of aanpassing van de functie aan de orde zijn. 
• De voorwaarden en overige afspraken worden schriftelijk vastgelegd en in het P-dossier opgeslagen. 
• Wel of geen toestemming voor werken vanuit het buitenland zal altijd maatwerk zijn: gaat het om incidenteel en voor een korte periode werken vanuit het buitenland, een combinatie van werken en vakantie (‘workation’), of om permanent wonen en werken vanuit het buitenland? Maar ook: wat is de reisafstand tot kantoor, woont en werkt men vanuit een andere tijdszone, wat is de aard van het werk, is afbakening van het takenpakket mogelijk etc.?
• Houd bij de beslissing en het maken van afspraken rekening met het volgende:
  • de mate waarin het voor het werk, het samenwerken en de sociale cohesie noodzakelijk is om naar kantoor te komen en het voor de medewerker ook mogelijk is om (adhoc) te komen;
  • zijn er voor het dagelijkse contact passende afspraken mogelijk over digitale/telefonische bereikbaarheid en beschikbaarheid;
  • hoe is het gesteld met de veiligheid van de digitale infrastructuur in het betreffende land (meer informatie hierover kan eventueel bij de RijksBVA worden opgevraagd);
  • reiskosten (tot aan de Nederlandse grens), verzekeringen, onkostenvergoedingen, extra telefoon- en internetkosten etc. gelden niet voor deze situaties en komen voor rekening van de medewerker; 
  • bij langdurig vanuit het buitenland werken zijn extra afspraken nodig over het werken op een Arbo-verantwoorde werkplek. De werkgever kan in redelijkheid niet voorzien in de benodigde faciliteiten ter plekke, de medewerker dient hier zelf maatregelen voor te treffen;
  • werken vanuit het buitenland kan diverse consequenties hebben (fiscaal, sociale premieszorgverzekering etc.), de medewerker dient hier zelf actie op te ondernemen en alle consequenties zijn voor rekening en risico van de medewerker;
  • bij langdurige ziekte kan – als de bedrijfsarts dit voor (toezicht op) het herstel en de re-integratie noodzakelijk acht – terugkeer naar Nederland aan de orde zijn.
• Betrek de HR-afdeling/adviseur bij de te nemen beslissing / de te maken afspraken.
• Als op enig moment blijkt dat het werken vanuit het buitenland het goed functioneren belemmert, gaan werkgever en medewerker in gesprek. 

Arbeidsvoorwaardelijke afspraken in CAO-Rijk

16. Welke voorzieningen voor de thuiswerkplek gelden er?

De voorzieningen voor de thuiswerkplek bestaan uit drie onderdelen:

1. Noodzakelijke arbovoorzieningen thuiswerkplek
2. Vergoeding werkgever voor meubilering en stoffering thuiswerkplek
3. IKB-doel meubilering en stoffering thuiswerkplek

(zie ook CAO Rijk:  Artikel 11.2 en de uitlegtekst van cao-partijen daarbij). 

16 a. Noodzakelijke arbovoorzieningen thuiswerkplek

• De werkgever heeft een zorgplicht⁷ voor de veiligheid en gezondheid van haar medewerkers en draagt in dat licht zorg voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek.
• Rijksbreed gelden, sinds door de coronamaatregelen medewerkers noodgedwongen thuis moesten werken, afspraken om de thuiswerkplek Arbo-verantwoord in te richten bij meerdere uren beeldschermwerk per dag. Deze afspraken zijn ook van toepassing nu binnen het Rijk hybride werken het uitgangspunt is. Aan de set noodzakelijke Arbo-voorzieningen is m.i.v. 25 september 2021 ook een verstelbaar zit-bureau of zit-/sta bureau toegevoegd.
  • Medewerkers die hybride werken moeten kunnen beschikken over de volgende noodzakelijke voorzieningen:
    •     verstelbare bureaustoel; 
    •     verstelbaar zit bureau of zit-/sta bureau
    •     (los) standaardtoetsenbord; 
    •     (losse) standaardmuis; 
    •     in hoogte verstelbaar beeldscherm; 
    •     voetensteun; 
    •     laptophouder.
  • Bureaustoelen worden via de werkgever in bruikleen gegeven. De overige noodzakelijke voorzieningen worden – na overleg met de leidinggevende – door de medewerker zelf aangeschaft en tot een maximumbedrag⁹ gedeclareerd bij de werkgever. De medewerker hoeft hier zelf niets bij te dragen. 
  • Bij uitdiensttreding moet de bureaustoel worden teruggegeven. De overige voorzieningen blijven eigendom van de medewerker. Bij uitdiensttreding buiten de sector Rijk, of als geen sprake meer zou zijn van thuiswerken, moet de restwaarde fiscaal worden verrekend. Dat gebeurt door en voor rekening van de werkgever.  
• Voor andere voorzieningen buiten de voorzieningen zoals hierboven beschreven, geldt departementaal maatwerk. Dit kan aan de orde zijn bij specifieke functies, specifieke omstandigheden of als er specifieke aanpassingen nodig zijn. Bijvoorbeeld: een tweede beeldscherm, een headset, een specifieke muis bij klachten van de medewerker, etc. 
• Check voor meer informatie het departementaal beleid. 
• Voor medewerkers die afhankelijk zijn van speciale voorzieningen geldt dat zij daarover afspraken maken met hun leidinggevende. Het gaat om maatwerk, dus hier past geen rijksbreed beleid. In hoeverre meerdere werklocaties worden ingericht met speciale voorzieningen is onderwerp van gesprek en hangt mede af van de afspraken die worden gemaakt over het werken op verschillende werkplekken.
• Onderdeel van de zorgplicht is het geven van goede instructie en voorlichting over de inrichting van de werkplek, bewegen en variatie in werkhouding alsmede het toezicht hierop. Zie daarvoor onder meer de Werkplekkentool.
• Naast de Arbovoorzieningen draagt de werkgever er zorg voor dat medewerkers over de benodigde elektronische faciliteiten (mobiel, laptop etc.) beschikken om te kunnen thuiswerken. De faciliteiten kunnen per organisatie verschillen.

⁷ O.b.v. artikel 3 Arbowet

⁸ Rijksportaal Arbovoorzieningen Thuiswerkplek 

⁹ Er zijn centrale afspraken gemaakt over het bepalen van de restwaarde van Arbo-voorzieningen. Het bureau wordt daar nog aan toegevoegd.

16 b. Vergoeding werkgever voor meubilering en stoffering thuiswerkplek

• Naast voorzieningen voor een ergonomische thuiswerkplek hebben medewerkers die hybride werken recht op een vergoeding voor de kosten van meubilering en stoffering van de thuiswerkplek. 
• Dit geldt niet voor medewerkers die op grond van een overgangsbepaling aanspraak hebben op een andere vergoeding voor thuis- of telewerken.
• Onder meubilering valt: 
  • Verlichting (plafond-, wand- en/of bureaulamp)
  • Opbergsysteem (boekenkast, ladenblok, archiefkast, wandsysteem)
• Onder stoffering valt:
  • Raambekleding (gordijnen, vitrage, rolgordijn, jaloezieën, plissé/vouwgordijn)   
  • Vloerbekleding (vast tapijt, parket/laminaat/kurk, vinyl/linoleum, tegel)
  • Muurbekleding (verf, behang)
  • Kamerscherm/Wandscheiding
• Niet onder meubilering en stoffering vallen:
  • Meubels en hulpmiddelen die onder “Arbovoorzieningen thuiswerkplek” vallen (zie 16a.)
  • ICT-middelen (computer, randapparatuur en hulpmiddelen)
  • Kantoorbenodigdheden
  • Klimaatbeheersing
  • Verbouwingskosten
• De vergoeding van de werkgever bedraagt eenmaal per vijf kalenderjaren maximaal € 750 en kan in meerdere delen besteed worden. De termijn van vijf kalenderjaren start in het jaar dat de medewerker deze vergoeding (voor het eerst) ontvangt.
• Een nieuwe medewerker bij het Rijk kan deze vergoeding ook gebruiken voor de afkoop van de eventuele restwaarde van thuiswerkvoorzieningen bij de voormalige werkgever.
• Als de medewerker binnen een jaar na ontvangst van (een deel van) de vergoeding voor meubilering en stoffering van de thuiswerkplek uit dienst gaat, dan moet het uitgegeven bedrag terug worden betaald. Dit is alleen anders als de werkgever van mening is dat dit vanwege omstandigheden niet hoeft.
• De medewerker heeft voor aanschaf geen toestemming van de leidinggevende nodig. Achteraf beoordeelt de leidinggevende de declaratie en vindt er een bonnencontrole plaats.
• Met ingang van 1 januari 2023 worden er twee onderdelen toegevoegd aan de bestedingsmogelijkheid van de werkgeversbijdrage (en de fiscaal voordelige aanwending van het IKB-budget) voor de inrichting van de thuiswerkplek: 
  • De kosten van een aanschaf van een bureau die uitgaan boven het maximaal te declareren bedrag daarvoor in het kader van de Arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek 
  • De kosten van de aanschaf van kleine ICT-middelen die de werkgever in het kader van de Arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek niet (volledig) vergoedt, zoals verbetering van de Wifi en router inclusief aansluitkosten en een printer. 
• Daarnaast geldt dat met ingang van 1 januari 2023 beide bedragen ook besteed mogen worden aan verduurzaming van de woning van de medewerker. Onder verduurzaming van de woning wordt verstaan: maatregelen die bijdragen aan energiebesparing (bijvoorbeeld isolatie), het verminderen van het verbruik van fossiele brandstoffen (bijvoorbeeld een warmtepomp) en het opwekken van hernieuwbare energie (bijvoorbeeld zonnepanelen). Dit kan zowel voor een huur- als een koopwoning. Daarbij geldt niet de voorwaarde dat de werknemer (deels) thuiswerkt. Voor de werkgeversbijdrage geldt dat deze ook kan worden besteed aan kosten voor verduurzaming van de woning die in de periode 1 juli tot en met 31 december 2022 zijn gemaakt. Deze kunnen van 1 januari tot en met 31 maart 2023 worden gedeclareerd bij P-Direkt.

16 c. IKB-doel meubilering en stoffering thuiswerkplek

• Een medewerker kan de vergoeding van de werkgever fiscaal vriendelijk aanvullen met zijn IKB-budget voor uitgaven aan meubilering en stoffering van de thuiswerkplek.
• Inzet van het IKB-budget kan nadat de “Vergoeding werkgever voor meubilering en stoffering thuiswerkplek” (zie 16b.) volledig is gebruikt.
• Het IKB-budget voor meubilering en stoffering thuiswerkplek bedraagt eenmaal per vijf kalenderjaren maximaal € 750 en kan in meerdere delen besteed worden.
• Zie 16 b. voor wat er wel en niet onder meubilering en stoffering valt.
• De medewerker heeft voor de aanschaf geen toestemming van de leidinggevende nodig. Achteraf vindt er wel een bonnencontrole plaats.
   

17. Welke vergoeding voor thuiswerken geldt er?

• Op grond van de CAO Rijk (artikel 11.2) heeft de medewerker recht op een vergoeding van 2,- euro netto per thuisgewerkte dag. Deze vergoeding is niet afhankelijk van de arbeidsduur van de medewerker.
• Dit recht bestaat niet als de medewerker op grond van de overgangsbepaling een andere vergoeding voor thuiswerken of de thuiswerkplek ontvangt.
• Er mag fiscaal geen samenloop zijn van een thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Er is daarom geen recht op een thuiswerkvergoeding als de medewerker op een dag deels thuiswerkt en deels op kantoor, locatie of elders werkt en daardoor recht heeft op een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer of dienstreis. 
• Er is ook geen recht op een thuiswerkvergoeding voor dagen waarop de medewerker vanwege ziekte, vakantie of (bijzonder) verlof in het geheel niet heeft gewerkt.
• Werkt een medewerker in een dergelijke situatie gedeeltelijk? Dan geldt de thuiswerkvergoeding wel als er thuis wordt gewerkt en er daardoor geen recht is op een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer of dienstreis.
• De medewerker declareert de thuiswerkvergoeding maandelijks achteraf via het P-Direktportaal. De declaratie moet binnen drie maanden plaatsvinden. De leidinggevende controleert achteraf. 

18. Welke reiskostenregeling is van toepassing bij hybride werken?

• Als een medewerker hybride werkt en er voor kiest in een ander rijksgebouw te werken dan de eigen werklocatie, dan is er recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer (CAO Rijk, 10.1);
  • reist de medewerker met openbaar vervoer dan kan de Shuttlekaart worden benut
  • reist de medewerker met eigen vervoer dan kunnen via P-Direktportaal de reiskosten worden gedeclareerd.
• Als een medewerker in opdracht van de werkgever op een andere locatie gaat werken dan is er sprake van een dienstreis en de voorwaarden die daar voor gelden (CAO Rijk, 10.2).

19. Recht op onbereikbaarheid

• Hybride werken biedt medewerkers in veel gevallen meer flexibiliteit in werktijden en de plek waarop de werkzaamheden worden verricht. Het arbeidspatroon zal daardoor minder vastomlijnd zijn. 
• Voor een gezonde werk-privé balans is het belangrijk dat medewerkers buiten hun arbeidspatroon zeker kunnen zijn van voldoende ongestoorde vrije tijd. (Dit geldt overigens ook voor medewerkers die niet hybride kunnen werken). 
• Medewerkers hebben daarom het recht op onbereikbaarheid buiten hun arbeidspatroon en buiten eventuele bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdiensten. 
• Echter het recht op onbereikbaarheid is geen absoluut recht. Er kan sprake zijn van bijzondere omstandigheden die het noodzakelijk maken dat een medewerker toch bereikbaar moet zijn. Dat kan bijvoorbeeld zijn door behandeling van een departementale begroting in het parlement of door incidenten of ontwikkelingen in Nederland of het buitenland waarbij direct actie nodig is.
• Als een medewerker (eind)verantwoordelijke is van een organisatie of dienstonderdeel mag vanzelfsprekend een hogere mate van bereikbaarheid worden verwacht.
• Medewerkers maken met hun leidinggevende en collega’s duidelijke afspraken over hun bereikbaarheid. Bij de vormgeving van deze afspraken wordt in ieder geval betrokken: 
  • de aard van de functie
  • het type werkzaamheden.
• Als een medewerker in roosterdienst werkt worden daarbij ook afspraken gemaakt over de wijze en tijdstippen waarop contact gelegd kan worden om een wijziging in het rooster te bespreken.

Arbeidsjuridische kwestie?

Mocht je als leidinggevende of HRM-professional een arbeidsjuridische kwestie op het gebied van hybride werken hebben die niet in deze Q&A beantwoord is, neem dan contact met ons op via advocatenenadviseursarbeidsrecht@rijksoverheid.nl of vraag je huisjurist.