Aan de slag met DioR

DioR is een Vendor Management Systeem. Een Vendor Management Systeem is een softwareapplicatie, waarmee een organisatie volledig de regie kan nemen over het gehele inhuurproces. Het is een geïntegreerde inhuuroplossing, die voor gebruikers via internet toegankelijk is.​

DioR wordt gebruikt voor de inhuur van extern personeel binnen O&P Team Tijdelijk Werk en de Inhuurdesk van Rijkswaterstaat en SSC-ICT. O&P is verantwoordelijk voor de externe inhuur van verschillende departementen. RWS en SSC-ICT zijn verantwoordelijk voor hun eigen externe inhuur.

DioR is een dienstverleningsvorm van O&P Rijk waarbij alleen DioR wordt afgenomen en niet de inhuurdienstverlening.

JOB2 moest opnieuw worden aanbesteed. Uit deze aanbesteding is DioR uit de bus gekomen

Nederlands en Engels, zie configuratiedocument paragraaf 1.1. De voertaal is in het Nederlands.

We hebben in de aanbesteding ingezet op een periode van maximaal 20 jaar om te werken met DioR.

Een projectgroep heeft nauw samengewerkt met een klankbordgroep om tot de inrichting te komen. Onderdeel daarvan was datagathering.

Data-gathering is het verzamelen van datagegevens voor de inrichting van het nieuwe systeem. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan data over de organisatie inrichting (afdelingen, kostenplaatsen, managers, medewerkers etc.) Dit noemen wij ook wel stamdata.

De data die tijdens de data-gathering is verzameld moet worden gevalideerd om er zeker van te zijn dat de aangeleverde data klopt.

Kernteam DioR werkt nauw samen met een klankbordgroep. In deze Klankbordgroep zitten vertegenwoordigers vanuit de rijksoverdelen die gebruik maken van DioR. Vanuit de klankbordgroep leden zijn 'key-users' naar voren geschoven die verantwoordelijk zijn voor de validatie.

Data-gathering was onderdeel van het 'huiswerk' dat via de klankbordgroep leden naar de achterliggende organisatie is gebracht. De data die is opgevraagd behoort te kloppen en overeen te komen met de werkelijkheid, zuivere data wordt verwacht aangeleverd te worden.

Livegang van DioR vindt plaats op 2 mei. Dan staat het “aan” en is het beschikbaar voor operationeel gebruik.

Het nieuwe systeem staat 'aan' op 2 mei. Na deze livegang zal er de tijd genomen worden om met de key users goed te kijken of de aangeleverde data goed in de systemen is verwerkt. Het systeem brengt daarnaast nieuwe functionaliteiten met zich mee wat een andere werkwijze kan betekenen voor bepaalde stappen in het inhuurproces. De 2 data betekenen het 'aanzetten' van het nieuwe systeem en het totaal in gebruik nemen van de nieuwe werkprocessen.

Lopende opdrachten blijven doorlopen in een omgeving binnen DioR.

DioR staat 'aan' op 2 mei en op dat moment is het nieuwe systeem beschikbaar voor operationeel gebruik.

Die kun je stellen aan de projectleider DioR Robert Groen robert.groen@rijksoverheid.nl.

Na livegang DioR zijn we nog niet klaar met hoe het systeem kan werken. We hebben nog veel ideeën en ook vanuit de rijksorganisaties krijgen wij nog veel wensen voor het systeem. We willen dan ook volop blijven inzetten op de doorontwikkeling van nieuwe of te verbeteren functionaliteit van het systeem om het inhuurproces nog efficiënter en makkelijker te maken. Deze doorontwikkelingen worden straks gecoordineerd door de DioR product owner.

We hebben in de aanbesteding ingezet op een periode van maximaal 20 jaar om te werken met DioR.

Nee en misschien toch. DioR heeft voor bepaalde rijksonderdelen een andere inrichting, waardoor bepaalde gebruikersrollen wijzigen. Vindt er een wijziging plaats op jouw account, dan krijg je een nieuw account. Is er niets veranderd en blijft jouw rol hetzelfde, dan krijg je niet een nieuw account maar kan je met een druk op de knop vanuit de Rijksomgeving inloggen in DioR. Het kan zijn dat je voor 2 mei nieuwe inloggevens krijgt. Heb je op 2 mei niets ontvangen, dan kan je met de huidige inloggegevens inloggen.

Er hoeft niet een account voor DioR aangevraagd te worden voor de livegang. Huidige gebruikers in het huidige systeem krijgen automatisch een rol in DioR. Bij de onboarding van nieuwe medewerkers (na livegang) die een rol moeten krijgen in DioR kan je een nieuw account aanvragen.

Vanwege strengere veiligheid en privacyregels is een tweedestapsverificatie vereist voor veel systemen. Dit zal ook gelden voor DioR. Gebruikers die een rol hebben in DioR en een Rijksaccount hebben kunnen inloggen met 'Single Sign On'. Andere gebruikers zoals leveranciers, externe medewerkers loggen in met de Multi Factor Authentication (MFA). Er is na het inloggen een extra stap met gebruik van de Salesforce Authenticator applicatie op een mobile device om jouw inlog te verifiëren.

Single Sign-on (SSO) is een authenticatiemethode waarmee je (na het inloggen in een rijksomgeving) op een veilige manier toegang krijgt tot meerdere applicaties of websites, in plaats van voor elke website of applicatie apart in te loggen. Wordt DioR gebruikt buiten de rijksomgeving, dan zal er ingelogd moeten worden met de MFA methode (zie hierboven).

Niet meer kunnen inloggen is vervelend en is de eerste stap altijd om een nieuw wachtwoord of een nieuwe gebruikersnaam aan te vragen in het inlogscherm. Komt hier geen bericht van binnen, dan kan je terecht bij DioRsupport. Dit is de helpdesk voor technische issues met DioR. Zij zijn bereikbaar via DioRsupport@rijksoverheid of via 070-7000590 (optie 1, ma t/m vr 08:30 – 17:00 uur).

Niet meer kunnen inloggen is vervelend en is de eerste stap altijd om een nieuw wachtwoord of een nieuwe gebruikersnaam aan te vragen in het inlogscherm. Komt hier geen bericht van binnen, dan kan je terecht bij DioRsupport. Dit is de helpdesk voor technische issues met DioR. Zij zijn bereikbaar via DioRsupport@rijksoverheid of via 070-7000590 (optie 1, ma t/m vr 08:30 – 17:00 uur).

De DioR trainingen worden via een key user in jouw eigen kerndepartement georganiseerd. De training wordt gegeven in een ACC omgeving. Weet je niet wie jouw key user is, neem dan contact op met Charlie van Gelder: Charlie.gelder@rijksoverheid.nl

Een acceptatieomgeving is een kopie van het systeem waarin alle functionaliteiten getest kunnen worden. Ook kan er in deze omgeving getraind worden om alvast gevoel te krijgen bij het nieuwe systeem.

De acceptatie omgeving is primair bedoeld als trainingsomgeving. Er kunnen dus geen operationele werkzaamheden in verricht worden. Op 6 mei zal de ACC- trainingsomgeving klaarstaan als volledige kopie van de PROD- produktie-omgeving. Dat is inclusief de stamdata die op dat moment zo ook in de produktie-omgeving staan. Eventuele wijzigingen op de stamdata na 2 mei zullen in principe alleen op de produktie-omgeving doorgevoerd worden. Dat betekent dat de stamdata tussen beide omgevingen niet meer gelijk is.

Deze blijft tot en met juli 2024 beschikbaar.

In eerste instantie zullen de key-users toegang hebben tot de ACC- trainingsomgeving. De key users communiceren naar Charlie van Gelder: Charlie.gelder@rijksoverheid.nlvoor wie zij ook een account willen hebben op de trainingsomgeving.

Heb je een vraag over een lopende aanvraag dan kan je terecht bij de behandelend inhuuradviseur. Dit kan per organisatie waar je onderdeel van bent verschillen. Kom je er niet uit, dan kan je altijd contact leggen en vragen via inhuurdesk@rijksoverheid.nl.

Heb je een vraag over een lopende opdracht dan kan je terecht bij de behandelend inhuuradviseur of de backoffice. Dit kan per organisatie waar je onderdeel van bent verschillen. Kom je er niet uit, dan kan je altijd contact leggen en vragen via inhuurdesk@rijksoverheid.nl

Dat ligt aan de vraag ten behoeve van de ingediende urenstaat. Ben je niet uitbetaald? Dan altijd eerst contact met de eigen leverancier of werkgever om daar een check te doen. Is het probleem systeemtechnisch, dan kan je terecht bij DioRsupport. Dit is de helpdesk voor technische issues met DioR. Zij zijn bereikbaar via DioRsupport@rijksoverheid of via 070-7000590 (optie 1, ma t/m vr 08:30 – 17:00 uur).

Dit ligt ook weer aan de aard van de vraag tbv de factuur. Maar is de vraag systeem technisch van aard, dan kan je terecht bij DioRsupport. Dit is de helpdesk voor technische issues met DioR. Zij zijn bereikbaar via DioRsupport@rijksoverheid of via 070-7000590 (optie 1, ma t/m vr 08:30 – 17:00 uur).

Vermoeden bij applicatiefouten functioneel. Dit gaat nooit over applicatiefunctionaliteit die werkt zoals het moet werken, maar jij graag anders ziet. Dit is de helpdesk voor technische issues met DioR. Zij zijn bereikbaar via DioRsupport@rijksoverheid of via 070-7000590 (optie 1, ma t/m vr 08:30 – 17:00 uur).

Een budgetbeheerder kan de opdrachten en aanvragen zien die langskomen ter goedkeuring, maar ook opdrachten die nog lopen of in het verleden liggen. De scope van wat een budgetbeheerder kan inzien is afhankelijk afdelingen/kostenplaatsen waar de budgetbeheerder aan is gekoppeld.

Heb je de bevoegdheid om aanvragen en opdrachten goed- of af te keuren. Reserveren van het budget voor de aanvraag, dit is de geprognotiseerde aanvraagwaarde. Optioneel toevoegen inkoop- en/of budgetnummer aan de aanvraag. 

Gekoppeld aan 1 of meerdere afdeling(en). Doorgaans inzicht in aanvragen, inzicht in opdrachten, inzicht in urenstaten (alleen voor gekoppelde afdelingen).

In het VMS heeft de (afdelings)manager de bevoegdheid om aanvragen te plaatsen, door middel van een beslisboom of aanvraagsjabloon. Tevens geeft deze input op de functiebeschrijving en de eisen en wensen. De (afdelings) manager kan uiteindelijk de aanvraag goedkeuren tot de gemandateerde aanvraag- en opdrachtwaarde. De (afdelings)manager heeft tevens inzicht in opdrachten en kan urenstaten beoordelen van medewerkers die gekoppeld zijn aan zijn of haar afdeling.

Momenteel kunnen wij nog geen beoordelingsteam samenstellen in DioR. Dit is in de doorontwikkelingslijst opgenomen. De aanbiedingen kunnen wel aan meerdere beoordelaars worden verzonden, de invulling van de beoordeling kan echter slechts door één beoordelaar worden ingevuld.

Managers, afdelingsmedewerkers (die gemachtigd zijn) en de Inhuurdesk kunnen aanvragen indienen.

Als je een contractpartner bent binnen één of meerdere raamovereenkomsten, kies dan voortaan eerst voor ‘Flexmedewerker’. Daarna heb je nog 2 opties voor het aanbieden van kandidaten.

Stap 1: Kies altijd eerst voor Flexmedewerker

Stap 2: Kies vervolgens uit de 2 volgende opties:

1. DioR Interim professional (voorheen Detacheren)
2. DioR Zzp’er via intermediair

Het is in DioR niet mogelijk om direct een Zzp’er aan te bieden onder een raamovereenkomst. Dit voorkomt dat de kandidaat zelf de overeenkomst moet ondertekenen en de tarieven kan inzien.

Als je een contractpartner bent binnen één of meerdere raamovereenkomsten, kies dan voortaan eerst voor ‘Flexmedewerker’. Daarna heb je nog 2 opties voor het aanbieden van kandidaten.

Stap 1: Kies altijd eerst voor Flexmedewerker.

Stap 2: Kies vervolgens uit de 2 volgende opties

1. DioR Interim professional (voorheen Detacheren)
2. DioR Zzp’er via intermediair.

Het is in DioR niet mogelijk om direct een Zzp’er aan te bieden onder een raamovereenkomst. Dit voorkomt dat de kandidaat zelf de overeenkomst moet ondertekenen en de tarieven kan inzien.

Heb je een kandidaat die eerder als ZZP'er in je kandidatenpool stond? Dan moet je deze kandidaat opnieuw opvoeren als ‘Flexmedewerker’.

Dit geldt bijvoorbeeld als een opdracht niet verlengd kan worden en de aanvraag opnieuw wordt uitgezet. In dat geval bied je de kandidaat opnieuw aan als ‘Flexmedewerker’. Ook als de kandidaat eerder op een opdracht heeft gewerkt en nu voor een nieuwe opdracht wordt aangeboden, moet deze als ‘Flexmedewerker’ geregistreerd worden.