Toolkit

Sollicitatiegesprek handleiding

Hoe voer je een sollicitatiegesprek met tijdelijke kracht? Als je deze stappen volgt, vergroot je de kans dat je een open en eerlijk gesprek met de sollicitant voert en uiteindelijk de meest geschikte kandidaat voor de functie selecteert:

1. Begin met een vriendelijke openingszin

Door het gesprek met een licht onderwerp te beginnen zorg je ervoor dat alle deelnemers zich op hun gemak voelen. Je kunt het bijvoorbeeld hebben over het weer, maar je kunt ook vragen hoe de reis van de sollicitant naar het kantoor verliep. Met een lichte en vriendelijke opening zet je de toon voor een ontspannen gesprek.

2. Stel jezelf en alle andere aanwezigen voor

Vertel wie je bent en wat je rol binnen de organisatie is. Hetzelfde doe je met eventuele andere collega's die bij het gesprek aanwezig zijn. Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

"Ik ben [je naam] en ik ben de HR-manager van deze organisatie. Onze IT-manager [naam van de andere aanwezige] is ook bij dit gesprek aanwezig. Als je uitgekozen wordt voor deze functie, kun je bij mij terecht voor vragen over personeelszaken. Mijn collega [naam van de andere aanwezige] helpt je graag als je meer inhoudelijke vragen hebt over je werkzaamheden."

3. Vertel hoe het gesprek zal verlopen

Sollicitanten voelen zich beter voorbereid en meer op hun gemak als je ze een korte beschrijving geeft van hoe het gesprek gaat verlopen. Het helpt ook om de gesprekstijd nuttig te gebruiken en niet te verzanden in onbelangrijke gespreksonderwerpen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

"We willen je eerst wat beter leren kennen en we willen graag horen wat je aan onze organisatie kunt bijdragen. Daarna vertellen we wat meer over onze eigen doelstellingen en leggen we uit wat we zoeken in nieuwe teamleden."

4. Maak van het gesprek een dialoog

Probeer liever een écht gesprek aan te gaan. Voorkom dat je alleen vragen stelt en vervolgens wacht op antwoorden. Door contact te maken met de sollicitant krijg je meer inzicht in de persoonlijkheid en de kwaliteiten van de kandidaat. Vermijd ook de standaardvragen. Sollicitanten hebben zich vaak op zulke standaardvragen voorbereid en antwoorden tijdens het gesprek dan ook met een standaardantwoord.

Een standaardvraag als: "Wat was je meest uitdagende functie tot nu toe en waarom?" kun je dan vervangen door: "Ik zag op je cv dat je een aantal jaar als [naam functie] hebt gewerkt. Ik stel me voor dat dat een hele uitdagende baan moet zijn geweest." De sollicitant kan het hiermee vervolgens eens of oneens zijn en het antwoord nader toelichten.

Probeer de vragen zodanig te stellen dat het voor de sollicitant lijkt alsof er geen goed of fout antwoord gegeven kan worden. Zo vergroot je de kans op eerlijke antwoorden. Als een sollicitant zichzelf bijvoorbeeld bepaalde computervaardigheden heeft aangeleerd, moet diegene wellicht nog wat cursussen volgen om de functie goed uit te kunnen voeren. Aan de andere kant zegt het ook iets over de bereidheid van een sollicitant om het initiatief te nemen om zichzelf te ontwikkelen. Het doel van het gesprek is om informatie te verkrijgen uit de sollicitant, zodat je kunt beoordelen of diegene geschikt is voor de functie.

6. Vertel meer over je leiderschapsstijl

Als uit de antwoorden van de sollicitant blijkt dat deze goed binnen de organisatie past, rest de vraag of je organisatie net zo goed bij de sollicitant past. Hier geef je aan welke waarden je organisatie nastreeft en hoe je als leidinggevende bent. Past je leiderschapsstijl ook bij de behoeften van deze sollicitant? Vertel meer over je persoonlijke leiderschapsstijl en over hoe jij en je organisatie aankijken tegen constructieve bijdragen en vernieuwende ideeën van werknemers.

7. Laat de kandidaat vragen stellen

Geef de sollicitant ook de gelegenheid om zelf vragen te stellen. Zo willen veel kandidaten bijvoorbeeld graag weten wat de doorgroeimogelijkheden zijn, wat de kledingvoorschriften op de werkvloer zijn, hoe de bedrijfscultuur binnen de organisatie is, of er vaak wordt overgewerkt en wanneer ze te horen krijgen of ze wel of niet zijn aangenomen. Sollicitanten tonen door zulke vragen aan dat ze oprecht geïnteresseerd zijn in de functie en de organisatie.

8. Licht de verdere procedure toe

Volgt er nog een tweede gesprek met andere aanwezige collega's? Laat de kandidaat weten dat je binnen een paar dagen contact opneemt om het tweede gesprek in te plannen. Heeft de sollicitant een goede indruk gemaakt, maar heb je nog een aantal andere sollicitatiegesprekken gepland staan? Dan kun je bijvoorbeeld het volgende meedelen:

"Je lijkt een goede kandidaat voor deze functie. We hebben deze week nog een paar andere sollicitatiegesprekken gepland staan. Wij hebben alle kandidaten uiterlijk tegen het begin van de volgende week beoordeeld. We zullen je woensdag bellen om je te laten weten of je bent aangenomen."

Heb je aan het einde van het sollicitatiegesprek bepaald dat je niet verder wil met de sollicitant? Laat dit dan ook weten en voorkom zo dat de sollicitant in onzekerheid blijft. Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

"Bedankt voor je tijd. We zoeken eigenlijk iemand die wat meer ervaring met softwareprogramma's heeft, maar we zullen aan je denken als we een vacature hebben die beter bij je kennis en vaardigheden past."

9. Sluit het sollicitatiegesprek af

Ook hier helpt het om een informeel gesprekje te hebben. Je kunt bijvoorbeeld vragen of de sollicitant wat leuks gaat doen in het aankomende weekend of je kunt vragen hoelang de terugreis naar huis zal duren. Dit haalt wat eventuele druk weg en zorgt ervoor dat de sollicitant het gehele proces bij je bedrijf wat meer ontspannen afsluit.

Onboarding

Het onboarden van een tijdelijke kracht kan aanzienlijk verschillen van het onboarden van een reguliere medewerker. Het hangt af van de specifieke behoeften en het beleid van uw organisatie. Hier is een algemene checklist die je kunt aanpassen aan je specifieke behoeften:

Systemen en software

• Geef toegang tot noodzakelijke systemen en software.
• Creëer inloggegevens voor relevante platforms en zorg ervoor dat de zzp'er weet hoe deze te gebruiken.
• Zorg voor training als het systeem of de software complex is.

Communicatiemiddelen

• Geef de zzp'er toegang tot de communicatiekanalen die binnen de organisatie worden gebruikt, zoals e-mail, Trello, Teams, etc.
• Informeer hen over de communicatiestandaarden van de organisatie en wanneer en hoe ze het best kunnen communiceren.

Meetings en agenda

• Zorg voor een lijst met belangrijke meetings waar de zzp'er aanwezig moet zijn.
• Stuur een agenda met belangrijke datums en deadlines.
• Leg uit hoe de organisatie vergaderingen organiseert en wat er van de zzp'er wordt verwacht.

Taken en doelstellingen

• Zorg voor een duidelijke taaklijst met specifieke doelstellingen.
• Geef duidelijke informatie over de verwachtingen van het project en eventuele kwaliteitsnormen.

Bedrijfsprocedures en richtlijnen

• Geef informatie over belangrijke bedrijfsprocedures en -richtlijnen.
• Dit kan gaan over zaken als gegevensbescherming, ethische gedragscodes, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en andere relevante regelgeving.

Contactpersonen

• Geef de zzp'er een lijst met belangrijke contactpersonen binnen de organisatie.
• Dit kunnen projectmanagers, teamleden of ondersteunende medewerkers zijn, afhankelijk van de rol en behoeften van de zzp'er.

Feedback en evaluatie

• Leg uit hoe en wanneer feedback wordt gegeven en ontvangen.
• Informeer de zzp'er over eventuele beoordelings- of evaluatieprocessen.

Leiderschapsstijlen

Waarom hebben we verschillende leiderschapsstijlen nodig?

Als het gaat om leiderschap, is er niet één en dezelfde aanpak die je altijd kunt toepassen. De meeste leiders passen verschillende managementstijlen toe. Het is belangrijk om de leiderschapsstijl te vinden die het beste bij je persoonlijkheid en je organisatiedoelstellingen past. Succesvolle leiders zijn flexibel in hun managementstijl en kiezen, afhankelijk van de situatie, de stijl die het beste bij de situatie past. Hieronder vind je 10 leiderschapsstijlen, welke past het meeste bij jou?

1. Democratisch/participatief leiderschap

Je draagt de zorg voor jouw team en je zet je teamleden op de eerste plaats. Je past de vriendschapsfactor toe. Je behandelt je team zoals je je familie of een vriend zou behandelen. Je geeft vaak een blijk van waardering, waardoor je teamleden zich sterk onderdeel voelen van de organisatie. Deze vorm van leiderschap vereist een gezamenlijke delegatie van verantwoordelijkheden en besluitvorming op groepsniveau.

Individuen onder democratische leiding hebben meestal een hoog moraal, omdat hun stem wordt gehoord en beslissingen in overleg worden genomen. Het nadeel kan zijn dat werknemers uiteindelijk te afhankelijk worden van lof en inspraak, waardoor besluitvorming over kleine zaken soms moeilijk wordt.

Wanneer gebruik je deze stijl?

• In stressvolle tijden
• Wanneer je vertrouwen wilt opbouwen of behouden
• Bij het werken met geschoolde leden die bereid zijn kennis te delen

2. Dienend leiderschap

Als leider zie je jouw rol als dienaar van je team. Jouw team is er om jou en je organisatie te dienen. Je gebruikt de gouden regel: je stuurt anderen aan op de manier waarop jij aangestuurd zou willen worden. Jij zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar functie begrijpt, dat iedereen beschikt over hulpmiddelen die hij of zij nodig heeft en dat er voldoende leer-, trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden zijn.

Je werknemers krijgen de kans om regelmatig één op één met je te vergaderen om hun perspectieven, nieuwe ideeën en zorgen te met je te delen. Als deze methode goed uitgevoerd wordt, zal deze leiderschapsstijl veel respect opbouwen. Maar als het niet in balans is, kan het ertoe leiden dat je team de touwtjes in handen neemt.

Wanneer gebruik je dienend leiderschap?

• Bij het werken met diverse teams waarbij voor elk lid een gepersonaliseerd beheer nodig is
• Wanneer je hoge prestaties wilt
• Om respect op te bouwen bij het begin van een nieuwe leiderschapspositie.

3. Laissez-faire leiderschap

Je geeft je mensen de vrijheid om de toegewezen taken uit te voeren zoals ze dat zelf willen en je kijkt vanaf een afstand toe. Het enige wat je doet, is assisteren en commentaar geven als dat nodig is. Het is een hands-off stijl, waarbij je regelmatig taken zult delegeren. Het beste is om deze stijl te implementeren is wanneer je jouw visie wilt bijsturen of wanneer je beschikt over een enorme expertise en een team van zeer ervaren medewerkers die geen toezicht nodig hebben.

Let wel op dat deze stijl niet goed zal werken als je teamleden onervaren zijn en meer toezicht nodig hebben. Dan kan het leiden tot slechte resultaten en een gebrek aan controle.

Wanneer ga je voor lassez-faire?

• Wanneer je een nieuwe visie wilt introduceren
• Wanneer je werkt met experts of ervaren leden die geen toezicht nodig hebben.

4. Transformationeel leiderschap

Dit is een stijl die draait om big vision-denken en intellectuele stimulering. Jij motiveert anderen door zelf gemotiveerd te zijn. Je verhoogt de productiviteit door een hoge mate van transparantie en communicatie en duwt werknemers buiten hun comfortzone. Jij geeft het goede voorbeeld en zorgt dat je team gefocust is, net zoals jij dat bent.

Met deze leiderschapsstijl maak je op de lange termijn een impact op de persoonlijke en professionele kracht van je werknemer. Wanneer jij je teamgenoten waardering geeft, kunnen zij niet anders dan de gunst teruggeven door zich zo goed mogelijk in te zetten voor de hun toegewezen taken. Deze stijl is het beste voor organisaties waar creativiteit en innovatie nodig is.

Wanneer gebruik je deze stijl?

• Bij het heroriënteren van je visie
• Bij het heroriënteren van strategieën en technieken die ooit jouw bedrijf succesvol maakten, maar die er vandaag de dag voor zorgen dat je op de achterstand bent geraakt
• In een situatie die innovatie en creativiteit vereist

5. Structureel leiderschap

Bij structureel leiderschap weet iedereen wat er moet gebeuren, waarom het moet gebeuren en op welke manier. Je aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor het personeel, kiest het, stuurt het aan en verwacht een perfect resultaat van je team. Deze stijl maakt het mogelijk om beslissingen te nemen zonder de inbreng van anderen.

Het stelt je in staat om transactie-oefeningen te maken, zoals het straffen of belonen op basis van hun prestaties op specifieke taken.

Wanneer gebruik je structureel leiderschap?

• Als je team gemotiveerd is
• Bij het werken met experts die geen behoefte hebben aan verwennerij
• Bij het werken met personeelsleden die discipline nodig hebben

6. Autocratisch leiderschap

In tegenstelling tot de meeste van de bovengenoemde relatief zachte leiderschapsstijlen, is de autocratische een beetje agressief. Je neemt beslissingen zonder input van iemand die aan jou rapporteert. De mening van personeelsleden worden niet in overweging genomen noch worden zij geraadpleegd. Van hen wordt alleen verwacht dat zij zich aan de vastgestelde besluiten houden.

Je verwacht dat de mensen om je heen te allen tijde snel en perfect zijn. Je maakt je eigen beslissingen en keuzes op basis van jouw eigen ideeën en accepteert zelden suggesties van het team. Het is een feit dat deze leiderschapsstijl hard is en dat je vaak kostbare medewerkers zult verliezen.

Wanneer gebruik je deze stijl?

• In situaties waarin controle noodzakelijk is
• Wanneer er weinig ruimte is voor fouten
• Als de bedrijfscultuur zo'n leiderschapsstijl vereist
• In gevaarlijke situaties

7. Bureaucratisch leiderschap

Je hebt strikte regels voor het beheer en de besluitvorming van de werknemers. Je hebt een gestructureerd systeem om ervoor te zorgen dat mensen hun gedelegeerde taken kunnen uitvoeren. Je hebt een geformaliseerde set van processen, procedures en structuren. Je leidt door het kanaliseren van vastgestelde regels en het verplichten om gebruik te maken van bestaande structuren. Deze stijl kan gebruikt worden in administratieve omgevingen, waar een strikte regelvolging en een gedefinieerde hiërarchie belangrijk zijn.

Wanneer gebruik je deze stijl?

• In administratieve omgevingen
• Waar een strikte naleving van de regels van belang is
• Wanneer je consistentie in resultaten wilt zien

8. Transactioneel leiderschap

Hoewel het misschien hetzelfde klinkt als transformationeel leiderschap, is dit bijna het tegenovergestelde. Bij transactioneel leiderschap zijn de rollen duidelijk en strikt afgebakend. Jij zorgt ervoor dat de individuen hun rol correct en effectief vervullen, door middel van beloningen voor goede prestaties of door te straffen voor het niet presteren.

De stimulansen zijn meestal financieel of via een promotie naar een betere rol. Een transactieleider kan iemand ook degraderen als het niet voldoet aan de verwachte resultaten.

Wanneer gebruik je deze stijl?

• Als je het volledige potentieel van je werknemers wilt identificeren
• Om zwakheden uit je team te halen
• Wanneer teams succesvol zijn en je ze wilt belonen
• Om de gezonde concurrentie tussen werknemers te verhogen

9. Situationeel leiderschap

Het idee van leiderschap is van nature een aanpasbare verantwoordelijkheid. Situationeel leiderschap blijft te allen tijde zeer flexibel. Jij bent in staat om strategieën, procedures, visies, eisen aan te passen aan de omstandigheden. Je moet je ook kunnen aanpassen aan een veranderende cultuur van de organisatie. Dit vraagt om een leider met de emotionele intelligentie die organisatorische behoeften kan herkennen en de vaardigheid heeft om op die behoeften in te spelen.

Je hebt geen specifieke vaardigheid of omgeving nodig. Je bent flexibel genoeg om elke medewerker te leiden op een manier die het beste in hem of haar naar boven brengt. Sommige werknemers hebben behoefte aan zacht leiderschap en andere kunnen alleen optimaal presteren onder druk of onder zware omstandigheden.

Wanneer gebruik je deze stijl?

• Bij het starten van een nieuwe leiderschapsrol, vooral in een nieuwe organisatie
• Wanneer je werkt met een dynamische reeks van verschillende soorten medewerkers

10. Coachend leiderschap

Dit is een kruising tussen democratische en laissez-faire leiderschapsstijlen. Je doet niet aan micromanagement, maar hebt een coachende rol. Net als de coach van een sportteam, kan een coach-stijl leider snel de sterktes, zwaktes en motivaties van elk teamlid identificeren.

Een coach wijst de juiste taken toe aan ieder teamlid en geeft kleine handelbare taken om hun zwakke vaardigheden te ontwikkelen.

Wanneer gebruik je deze stijl?

• Om mensen voor te bereiden op de toekomst door het opbouwen van kracht op de lange termijn
• Wanneer je proefpersonen niet zeker zijn van hun capaciteiten

Motiverende digitale badges

Waarom digitale badges?

Digitale badges, ook wel ebadges en skill badges genoemd, zijn een opkomende manier om leerervaringen te koppelen aan loopbaanvoordelen en enthousiasme op te wekken. Deze badges kunnen dienen als zichtbare erkenning van verworven vaardigheden en kennis, wat een positieve invloed kan hebben op de motivatie van zzp’ers.

Instructie voor gebruik

1. Stel zzp'ers op de hoogte van de mogelijkheden van digitale badges om hun vaardigheden en prestaties te erkennen en te tonen.
2. Wijs op het feit dat digitale badges waarde hebben buiten het huidige project, omdat ze mee kunnen worden genomen naar andere opdrachten en organisaties.
3. Wanneer mijlpalen of andere prestaties zijn behaald, download en e-mail een of meerdere digitale badges.

Mindfulness

Mindful Rijk: trainingen en advies

Ontdek de kracht van Mindfulness en Positieve Psychologie binnen de Rijksoverheid en vergroot je reflectief en adaptief vermogen. Mindful Rijk is het expertisecentrum voor Mindfulness en Psychologie. Wij bieden trainingen, workshops, organisatieadvies en impactonderzoek voor rijksmedewerkers, teams en organisaties. Hieronder zie je een overzicht van onze trainingen. Deze zijn zowel op open inschrijving beschikbaar (voor individuele rijksmedewerkers) als op organisatie- en teamniveau.

Heb je vragen over hun aanbod of wil je in gesprek over jouw (organisatie)verandervraagstuk? Neem contact met ze op via mindfulrijk@rijksoverheid.nl.

Ga naar mindfulness trainingen

E-learning

RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid

De e-learnings op het RADIO Leerplatform bestaan uit cursussen over verschillende onderwerpen zoals actieve openbaarmaking, cybersecurity, data en informatiehuishouding. Leer in je eigen tempo, waar je maar wilt. Als medewerker van de Rijksoverheid kun je de e-learnings gratis volgen.

Ga naar RADIO Leerplatform

Andere ontwikkeladviestrajecten

Er zijn vaak ook nog andere mogelijkheden om kosteloos gebruik te maken van een ontwikkeladviestraject of scholing. Soms wordt dit aangeboden door je werkgever of via het O&O fonds verbonden aan je sector. Je kunt ook informeren bij een vakbond of bij een leerwerkloket. Kijk ook op hoewerktnederland.nl voor meer informatie.