Hackathon FGR ministerie van Financiën
Eind februari 2023 was het ministerie van Financiën op de Korte Voorhout 7 het toneel van een innovatief experiment: de FGR-hackathon. Een hackathon is een evenement waarin teams van deelnemers non-stop met elkaar aan de slag gaan om binnen korte tijd een resultaat neer te zetten. In dit geval ging het om het opstellen van 23 FGR-indelingsadviezen in twee dagen tijd. Het concept hackathon komt oorspronkelijk uit de ICT-wereld. Het is een combinatie van een hack – een manier om iets te realiseren wat lastig of zelfs onmogelijk wordt geacht – en een marathon.
Ministerie van Financiën: een organisatie in beweging
Op het ministerie van Financiën volgen ontwikkelingen elkaar snel op. Vanuit de samenleving is er de verwachting dat het ministerie een aantal dingen simpelweg beter moet doen.
Daarnaast vraagt de krapte op de arbeidsmarkt om het invulling geven aan goed werkgeverschap. Voor leidinggevenden betekent dit dat zij zich bezig moeten houden met vragen op het gebied van organisatie-inrichting. Hoe organiseer ik de werkzaamheden? Heb ik kwalitatief en kwantitatief voldoende medewerkers? Wat laat ik die medewerkers doen? Kortom: hoe organiseren wij het werk? Een essentieel onderdeel hiervan is het organiseren van het werk te vertalen naar functies uit het Functiegebouw Rijk (indelen van werkzaamheden in het FGR).
| Het idee voor de FGR-hackathon ontstond bij Milo de Mol, organisatieadviseur bij het ministerie van Financiën, toen hij zijn koffers aan het inpakken was voor een wereldreis. De Mol begeleidde eerder sessies bij o.a. een innovatieplatform bij de Belastingdienst. Hier werd weleens een hackathon georganiseerd om een ingewikkeld proces te doorgronden. Onderweg naar het vliegveld belde hij nog snel een paar collega’s om het idee te pitchen als mogelijke oplossing voor de uitdagingen waar Financiën mee geconfronteerd wordt. |
Het indelen van werkzaamheden in FGR vraagt om zorgvuldigheid. Voor De Mol en zijn collega’s betekent dit ook een capaciteitsvraagstuk met betrekking tot de inzet van O&P Rijk|Organisatie-inrichting. Op jaarbasis, schatten zij in, zijn er zeventig organisatie-inrichtingsvraagstukken, waarvan zestig ook gaan over indelingen in het FGR. De tien andere vraagstukken betreffen organisatieadvies. De vraag is waar je de beschikbare capaciteit voor inzet. O&P Rijk|OI biedt advies, onderzoek en begeleiding bij alle aspecten die relevant zijn voor de inrichting van een moderne Rijksdienst. De adviseurs van O&P Rijk|OI benaderen een vraagstuk dan ook altijd ‘organiek’. Werkzaamheden staan immers nooit op zichzelf en vinden plaats in een context. Het indelen van een werkpakket gaat dan nooit louter en alleen om het indelen van één werkpakket, er ligt een organisatievraagstuk aan ten grondslag.
Doelen en voorbereiding
De FGR-hackathon had twee hoofddoelen: leidinggevenden helpen met FGR-indelingsadviezen zodat zij op passende niveaus kunnen werven en het optimaliseren van het reguliere proces. Daarnaast ging het om interne deskundigheidsbevordering op het gebied van FGR-kennis bij de HR-adviseurs van Financiën.
Het realiseren van deze doelen in twee dagen tijd vergt uitgebreide voorbereiding. Niet alleen moesten de werkpakketbeschrijvingen van de in te delen functies er liggen, ook moesten alle betrokken – leidinggevenden, HR-adviseurs, de organisatieadviseurs van het departement en de adviseurs van O&P Rijk – beschikbaar zijn.
Organisatorisch was het een hele uitdaging om dit met elkaar te matchen. De Mol ontwikkelde een eigen werkwijze om de planning goed rond te krijgen. Daarnaast werden de deelnemers in alles voorzien, een fysieke en digitale samenwerkingsruimte, beamers om gezamenlijk naar dezelfde informatie te kunnen kijken, kennis- en afstemmingsinterventies door de dag heen en voldoende eten en drinken.
De FGR-hackathon
Dag één stond in het teken van het compleet maken van de werkpakketbeschrijvingen en het opstellen van de eerste indelingsadviezen. Er werd in vier teams gewerkt die bestonden uit twee eerstelijns HR-adviseurs, een organisatieadviseur van Financiën of een specialist van O&P Rijk|OI.
De teams begonnen met het doornemen van de werkpakketbeschrijvingen om een goed beeld te krijgen van het werkpakket. De context waarin het werk wordt uitgevoerd is hierbij heel belangrijk. Er werden aantekeningen gemaakt van die zaken die nog onduidelijk waren of vragen opriepen.
Nadat de teams de werkpakketten hadden doorgenomen werd een eerste inschatting gemaakt van de indeling in het FGR: welke functiefamilie, functiegroep en functietypering (schaalniveau) zijn passend? Hierbij werd ook bepaald waar eventueel verzwarende elementen zitten voor een hoger schaalniveau. Op basis van deze eerste inschatting werd soms al een opzet gemaakt van het indelingsadvies.
|
1. Is het beeld van de werkzaamheden van de medewerker a) volledig, b) helder, c) concreet, en d) congruent? 2. Kun je op basis van de tekst een beeld vormen van het functieniveau? (Functiefamilie, functiegroep, mogelijke schaalniveaus) 3. Verhelderend gesprek leidinggevende 4. Indelingsadvies opstellen en na akkoord van de leidinggevende definitief maken. |
De opbrengst van het gesprek werd door de teams besproken en de expertise van O&P-Rijk collega’s kon worden ingezet voor specifieke zaken. Samen werd het indelingsadvies opgesteld of verder aangescherpt. De aangepaste werkpakketbeschrijving en het concept indelingsadvies werden vervolgens voorgelegd aan de leidinggevende om te bepalen of het een juiste weergave van de werkelijkheid. Na akkoord van de leidinggevende, werd het advies definitief vastgesteld.
Tijdens de tweede dag waren er meer afspraken met leidinggevenden en werden indelingsadviezen verder uitgewerkt. Na afloop was er een mooi resultaat neergezet: dertien van drieëntwintig functies hadden een indicatieve FGR-indeling, voor vier functies is een indicatieve indeling opgesteld maar is aanvullende hulp vanuit O&P Rijk gewenst, zes functies moeten nog worden ingedeeld.
Lessen en inzichten
De hackathon heeft naast concreet resultaat lessen en inzichten opgeleverd. De deelnemers zeggen allemaal dat de hackathon veel energie geeft. Het heeft meerwaarde en is inspirerend om met meerdere mensen naar een vraagstuk te kijken en elkaar vanuit je expertise en achtergrond aan te vullen. Het is in die zin ook een manier van een kennisoverdracht: je leert van en met elkaar. De hackathon stimuleert, door het in korte tijd aanpakken van een groot aantal vraagstukken, om functies in een bredere context en samenhang te bekijken.
Inhoudelijk onderstreept de FGR-hackathon het belang van een goed beschreven en doordacht werkpakket. Hoe beter en concreter, hoe sneller je hier als adviseur mee uit de voeten kunt. Wat hierbij opvalt is dat het om meer dan budget of formatieruimte gaat. Het aanvragen van een FGR-indeling voor een functie kan als drempel worden ervaren. Terwijl het opstellen van een goede werkpakketbeschrijving bedoeld is om de leidinggevende te helpen in het helder te maken wat je een medewerker opdraagt, hoe je hem of haar beoordeelt, en of medewerkers te veel of te weinig worden uitgedaagd.
Wat betreft het reguliere proces bij Financiën komt naar voren dat het bij het indelen van werkzaamheden van belang is om vooraf in te schatten of het een light of een heavy traject is. Intern wordt bekeken of het mogelijk is om een afwegingskader te maken voor wat voor type werkzaamheden welk type afhandeling het best past. Functies tot een bepaald schaalniveau kan de organisatie bijvoorbeeld zelf oppakken. Vanaf een bepaald niveau is de expertise van O&P Rijk gewenst.
'Laten we het gewoon doen en zien waar we uitkomen'
Succesfactoren en verbeterpunten
De meest belangrijke succesfactor is de voorbereiding. Er is door de organisatie veel tijd geïnvesteerd in de organisatie van de hackathon: van koffie en broodjes tot werkpakketten en afspraken met leidinggevenden. Hierdoor konden de deelnemers zich focussen op de inhoud en het leveren van resultaat. Voor (potentiële) deelnemers is een bepaalde mindset van belang. Je moet open staan om met elkaar het experiment aan te gaan. ‘Laten we het gewoon doen en zien waar we uitkomen.’
De FGR-hackathon moet je niet zien als eenmalig experiment maar als onderdeel van de verbetering van de interne processen. Plaats het in een breder perspectief. Bij de organisatie van een hackathon is het belangrijk om je te realiseren dat er voor en na de hackathon ook nog het nodige moet gebeuren, zeker een eerste keer. Maak hier dus voldoende tijd voor. Verder is het een kwestie van zoeken naar de juiste balans en tijd.
Is de FGR-hackathon typisch iets voor het ministerie van Financiën of is het toepasbaar bij andere organisaties? De Mol: ‘Het is heel makkelijk toepasbaar. Zodra je een beeld hebt van welke nieuwe of gewijzigde werkzaamheden op opdrachten ingedeeld moeten worden in het FGR, de werkpakketten beschikbaar zijn en de voorbereiding is gedaan kun je aan de slag met een groep enthousiaste mensen. De opbrengst zal misschien verschillen, je kunt bijvoorbeeld ook met veertien werkpakketten in twee dagen werken. Maak het leuk! En zorg dat de collega’s goed verzorgd worden om er een prettige en effectieve tijd van te maken.’