Portfoliomanagement

Om onze dienstverlening op peil te houden, uit te breiden en te vernieuwen zijn veel organisatorische en technische aanpassingen nodig. Deze verzameling van veranderinitiatieven kan gezien worden als een portfolio. Het proces portfoliomanagement zorgt ervoor dat die stroom in goede banen geleid wordt. Het biedt overzicht, zorgt voor besluitvorming, prioritering, planning en monitoring van de voortgang.

Criteria voor wijzigingen

Het portfolioproces is bedoeld voor grote veranderingsverzoeken met aanzienlijke impact. Voorbeelden zijn interdepartementaal detacheren, de nieuwe CAO Rijk, registratie van agressiemeldingen en digitale toegankelijkheid van websites. Kleine verzoeken worden niet via het portfolio proces afgehandeld, maar worden doorgegeven aan de betrokken afdeling, die voor verdere afhandeling zorgt.

O&P Rijk streeft naar een geharmoniseerde en efficiënte dienstverlening. Elk verzoek wordt tegen een afwegingskader aangehouden om te zien of het bijdraagt aan die doelen.

Belangrijke criteria zijn onder andere:

• Past het verzoek binnen de strategische HR-agenda van het Rijk?
• Past het verzoek bij de dienstverlening van O&P Rijk?
• Is de oplossing maatwerk of generiek? (Bij maatwerk wordt de dienstverlening niet aangepast)
• Is het verzoek van een departement afgestemd met andere departementen en heeft de oplossing meerdere afnemers?

Afhandeling van verzoeken

De afhandeling van een verzoek bestaat uit een aantal stappen. Na het indienen van het verzoek wordt een verkenning uitgevoerd. De verkenning leidt tot een voorstel voor de oplossing en de impact daarvan, zoals het beslag op de interne capaciteit, de baten en de risico’s. Bij een positief beeld wordt het verzoek ingepland, een plan opgesteld en start de realisatie- en implementatiefase.

In elke stap geeft een groep O&P Rijk collega’s, ook wel Portfolio Tafel genoemd, inhoudelijk advies aan de Portfolio Board. De Portfolio Board bestaat uit managers van elke businessunit en besluit of een verzoek doorgaat naar de volgende stap. Elk kwartaal wordt het hele portfolio geïnventariseerd, geprioriteerd en wordt er een globaal plan opgesteld voor de komende kwartalen.

Aanvragen van wijzigingen in O&P Rijk Dienstverlening

Organisaties binnen het Rijk die een wijziging willen aanvragen, kunnen dit doen via hun vertegenwoordiger in het interdepartementale Netwerkoverleg van HR-vertegenwoordigers. In dit overleg wordt afstemming gezocht over het verzoek met de andere departementen. Daarna brengt het Netwerkoverleg het verzoek in bij het Portfoliobureau van O&P Rijk. Dit bureau zorgt voor de afhandeling en houdt de betrokken partijen op de hoogte van de status van de voortgang van het verzoek.