Een succesvolle implementatie van Rijksroosteren bij de Douane en Belastingdienst
In de afgelopen periode zijn er weer twee nieuwe grote Rijksorganisaties aangesloten op de Rijks Rooster Applicatie (RRA): de Douane en de Belastingdienst. Tijdens een afsluitend evenement in Utrecht werd stilgestaan bij de succesvolle implementatie. De aanwezigen konden op interactieve wijze feedback en leerpunten aangeven.
Wat is de Rijks Rooster Applicatie?
De Rijks Rooster Applicatie, kort gezegd de RRA, is een dienstverlening van O&P Rijk voor organisaties die werken in roosterdiensten. Het is de bedoeling dat uiteindelijk ruim 30.000 medewerkers bij meer dan 30 roosterende Rijksorganisaties hun roosters plannen via de RRA. Zo kunnen zij overal hun roosters inzien, diensten ruilen, verlof aanvragen en de correcte onregelmatigheidstoeslagen ontvangen. Op dit moment werken al meer dan 10.000 medewerkers met de RRA.
Wat maakt Rijksroosteren een succes?
De medewerkers van de Belastingdienst en de Douane benoemden verschillende pluspunten van het gebruik van de RRA:
- Door het gebruik van de RRA worden alle cao-regels correct en consistent toegepast;
- De RRA geeft een melding als de Arbeidstijdenwet (ATW) wordt overschreden. Dit geeft meer rust en inzicht in het planningsproces;
- De app is zeer handig in gebruik;
- Bij de implementatie en het beheer van de RRA worden processen op elkaar aangesloten en werkt iedereen multidisciplinair samen voor een optimale gebruikerservaring.
Verder benadrukten de gebruikers dat dit nieuwe roosteren ook gelegenheid biedt om mee te gaan roosteren, wat betekent dat medewerkers zelf hun roosters gaan plannen. Dit kan voor een betere werk/privé balans zorgen. Nu de implementatie is afgerond kan daar in de volgende fase naartoe gewerkt worden.
Een goede onderlinge samenwerking
“Ik vind het geweldig dat de collega's die bij ons nu met de RRA werken aangeven dat ze er hartstikke blij mee zijn. Vooral met de app! Daar doen we het tenslotte voor”, zegt Anita Ligthart, directeur Bedrijfsvoering bij de Douane.
“Eén van de succesfactoren is de samenwerking. Zowel de goede relatie tussen O&P Rijk en de aansluitende onderdelen binnen het Ministerie van Financiën als de onderlinge verbondenheid tussen de aansluitende onderdelen worden geroemd. Hierbij ging het om goed afstemmen, communicatie én steeds in onderlinge samenspraak zoeken naar oplossingen. Ook wanneer moeilijke onderwerpen ter sprake komen wordt er met elkaar naar oplossingen gezocht.”
Belangrijke aandachtspunten
Als punt voor verbetering gaven sommige medewerkers aan dat er door de RRA capaciteitsproblemen duidelijk worden en dat er blijvend aan verbetering van de applicatie gewerkt moet worden. Zo gaat er incidenteel nog wel eens iets mis met de berekening van het salaris van medewerkers. “Dat vind ik echt een ongewenste situatie”, stelt Anita Ligthart. “Maar wat ik dan wel weer goed vind om te zien, is dat zowel binnen de Douane als binnen O&P Rijk dit onderwerp meteen hoog op de agenda staat. Iedereen werkt er hard aan om het op te lossen en om de impact op de individuele medewerker zoveel mogelijk te beperken.”
Een belangrijke mijlpaal
De implementatie van de RRA ziet Anita als een belangrijke mijlpaal, zeker nu de applicatie door steeds meer organisaties in gebruik wordt genomen. “Daarmee laat je als Rijksoverheid zien dat het mogelijk is om nauw met elkaar samen te werken, applicaties te delen en zo een zo efficiënt mogelijke bedrijfsvoering te voeren.”