Belonen

Registratie salarisafspraken

Rol P-Direkt: ondersteuning

P-Direkt registreert in SAP welke afspraken zijn gemaakt over het salaris van een medewerker:

• de schaal;
• de salaristrede; en
• de datum van de volgende verhoging.

P-Direkt past hierbij de geldende cao toe. Dit is één van de 3 cao’s:

• CAO Rijk;
• CAO Rechtelijke Macht;
• CAO schoonmaak (RSO).

Functioneert een medewerker meer dan voldoende of zelfs uitstekend? Dan kan een extra maandelijkse salarisverhoging als beloning volgen. Heeft een medewerker het maximumsalaris bereikt en functioneert deze persoon uitstekend? Dan kan er salaris toegekend worden uit de hogere salarisschaal zolang de medewerker uitstekend functioneert. De medewerker wordt niet in deze schaal ingedeeld. Voor rijksambtenaren in schaal 18 geldt een afwijkende beloningsmogelijkheid.

Een manager voert de salarisgegevens in het P-Direktportaal in. De medewerker ontvangt daarvan een melding.

Inconveniënten/toelagen

Rol P-Direkt: ondersteuning

Inconveniënten is de verzamelnaam voor onderstaande diensten:

• onregelmatige dienst;
• overwerk;
• bereik- en beschikbaarheid;
• werktijdverschuiving;
• ZSM (Zo Snel Mogelijk)-diensten;
• toelage bezwarende werkomstandigheden.

P-Direkt voert alle werkzaamheden uit die te maken hebben met de verwerking van inconveniënten. Medewerkers die in roosterdiensten werken, kunnen bovenstaande diensten declareren via het P-Direktportaal. Na goedkeuring van de manager wordt de opdracht automatisch verwerkt. De uitbetaling van de uren vinden een maand later plaats.

De medewerker ontvangt een toelage van maximaal € 37,50 over de onregelmatige dienst en de vaste aanvullende toelage. Bij deeltijd betaalt P-Direkt dit naar rato uit.

Vergoedingen

Rol P-Direkt: ondersteuning

In het P-Direktportaal kunnen vergoedingen aangevraagd en/of toegekend worden. Sommige vergoedingen kan de medewerker zelf aanvragen. Andere vergoedingen kan alleen de leidinggevende aanvragen. Speciale vergoedingen kunnen alleen worden aangevraagd door een hr-ondersteuner. Bijvoorbeeld de BHV-vergoeding.

Voorbeelden van vergoedingen zijn:

• BHV-vergoeding;
• vergoeding voor een tijdelijke andere woonruimte;
• vergoeding voor verhuizen;
• vergoeding voor zakelijke reizen;
• vergoeding voor het reizen naar het werk;
• vergoeding voor lunch of diner;
• organisatiespecifieke vergoeding.

Voorschotten

Rol P-Direkt: ondersteuning

In een aantal gevallen geeft P-Direkt een voorschot.

Dit gebeurt als we een aanstelling niet op tijd kunnen verwerken. PS: dit geldt niet voor stagiaires. U krijgt ook een voorschot als P-Direkt een fout heeft gemaakt, waardoor u geen of onvoldoende salaris ontvangt.

Ook kan de organisatie verzoeken om een voorschot in te dienen. Dit moet dan wel direct gelinkt zijn aan een mutatie.

Als er dan met terugwerkende kracht een vordering op de medewerker ontstaat, dan kan de manager een betalingsregeling treffen met de medewerker. Zie hiervoor ook de 'Rijksbrede handelwijze bij terugvordering'. Als het totale bedrag in maandelijkse termijnen van het salaris afgaat, ontstaat er op de loonstrook een 'fictief voorschot'.

Kortingen en inhoudingen

Rol P-Direkt: ondersteuning

Door verschillende redenen kan het ook zijn dat u (tijdelijk) minder salaris ontvangt.

Verschil korten en inhouden:

Korten:

Uw salaris wordt door langdurige afwezigheid wegens ziekte met 30% ingehouden.

Inhouden:

• U heeft een verkeersovertreding begaan met een dienstvoertuig, de bekeuring wordt ingehouden op uw salaris. 
• U heeft aangeven dat de u vakbondscontributie wilt inhouden via het salaris.

Een korting of inhouding van het loon kan (bijvoorbeeld) de volgende redenen hebben:

Dienstwoning:

De huur is maximaal 12% van het brutoloon ten opzichte van de huurwaarde van de woning. Ook kan men apart bedragen inhouden voor verwarming en water.

Ordemaatregel:

Heeft geen gevolgen voor de salarisbetaling. Manager kan medewerker schorsen of de toegang tot het werk verbieden. 

Disciplinaire straf: 

Een aantal straffen hebben effect op de salarisbetaling. Bijvoorbeeld: IKB-uren korten, periodieke verhoging bevriezen of een boete opleggen als dit is vastgelegd in het personeelsreglement van de organisatie. 

Nalatigheid: 

Dan stopt de betaling van het loon. Bijvoorbeeld vanwege niet houden aan re-integratie verplichtingen.

Reis- en verblijfkosten

Rol P-Direkt: ondersteuning

Via het P-Direktportaal is het mogelijk een vergoeding voor dienstreizen aan te vragen en toe te kennen. Het hangt van de vergoeding af of de medewerker deze zelf kan aanvragen. Heeft de medewerker een mobiliteitskaart (shuttelkaart)? Dan wordt de dienstreis op deze kaart geregistreerd. De organisatie van de medewerker verwerkt de dienstreis. Vergoedingen voor bijvoorbeeld verblijfskosten kunnen in het P-Direktportaal gedeclareerd worden. De medewerker betaalt de reis- en verblijfskosten zelf. Daarna declareert de medewerker de kosten in het P-Direktportaal. P-Direkt verwerkt de aanvraag automatisch.

Voorbeelden van andere vergoedingen dan reiskosten zijn:

• parkeerkosten;
• P&R;
• OV-fiets;
• garage parkeren;
• straat parkeren;
• deelauto’s;
• congres/workshop kosten;
• vergoeding verblijfskosten (maaltijd of overnachting).

Mobiliteitskaart

Rol P-Direkt: ondersteuning

De mobiliteitskaart is een OV-chipkaart voor woon-werkverkeer en binnenlandse dienstreizen. Met het saldo op de kaart kunnen medewerker met alle mogelijkheden van openbaar vervoer reizen. Daarnaast kunnen een aantal aanvullende voorzieningen gebruikt worden zoals taxi en parkeren.
Voor het leveren van een mobiliteitskaart heeft leverancier Shuttel persoonsgegevens nodig. In het P-Direktportaal geven medewerkers toestemming aan P-Direkt voor het leveren van deze gegevens aan Shuttel.

Shuttel brengt maandelijks kosten voor het gebruik van verstrekte kaarten bij de organisaties in rekening. Op de specificatie staan de data van de door medewerkers met de mobiliteitskaarten gemaakte reizen. Deze reisdata worden door P-Direkt verzameld en gecontroleerd om te kijken of de medewerker de mobiliteitskaart rechtmatig en doelmatig gebruikt. En of de factuur in overeenkomt met de specificatie.

Met de introductie van de mobiliteitskaart is rijksbreed een standaard controleprotocol vastgesteld. Elke organisatie controleert en waarborgt intern dit proces.

Meer informatie over de mobiliteitskaart staat op Rijksportaal Personeel.

Individueel Keuzebudget (IKB)

Rol P-Direkt: ondersteuning

IKB staat voor Individueel Keuzebudget. Met het IKB kunnen gebruikers naar eigen keuze een deel van hun maandinkomen laten uitbetalen in de door hen gekozen maand bij de salarisbetaling. Ook hebben gebruikers de mogelijkheid om het maandinkomen deels om te zetten in IKB-uren of IKB-uren deels om te zetten in geld.
Met het IKB stellen gebruikers een deel van hun arbeidsvoorwaarden zelf samen, zoals zij gewend waren met de IKAP-regeling (Individuele Keuzes in het Arbeidsvoorwaardenpakket). Deze is per 1 januari 2020 opgegaan in het IKB.

Het IKB bestaat uit geld en tijd en vervangt de vakantie- en eindejaarsuitkering en de bovenwettelijke vakantie-uren en leeftijdsuren. Het IKB geeft de gebruiker de vrijheid om zelf te beschikken over opgebouwde IKB-budget en IKB-uren. Het budget bouwt een gebruiker elke maand op met een percentage van het salaris. 
Gebruikers krijgen hun IKB-uren aan het begin van het jaar.

Er zijn verschillende manieren om het IKB te gebruiken:

• uren opnemen als verlof;
• laten uitbetalen; 
• of sparen als spaarverlof.

Door uren te sparen is het mogelijk langere perioden met verlof te gaan. Spaarverlof kan bijvoorbeeld worden gebruikt om minder te gaan werken, langer vrij te nemen, of eerder te stoppen met werken. Niet-gebruikte uren blijven bewaard als spaarverlof.

Wat doet P-Direkt met betrekking tot IKB?

P-Direkt betaalt maandelijks het salaris en beheert onder andere de personeelszaken in het P-Direktportaal. Hieronder valt IKB ook. In het P-Direktportaal kan per maand aangegeven worden wat een gebruiker met het IKB-budget en –uren wil. 

Informatie over IKB

Op zowel Rijksportaal Personeel als op P-Direkt.nl is veel informatie te vinden over IKB. IKB wordt geregeld in het P-Direktportaal en kan maandelijks aangepast worden naar eigen keuze.

Salarissimulatie

Rol P-Direkt: ondersteuning

Medewerkers kunnen in het P-Direktportaal een salarissimulatie uitvoeren. P-Direkt stelt deze dienst beschikbaar voor alle rijksambtenaren die onder de CAO Rijk vallen. In de salarissimulatie kunnen medewerkers een proefberekening van het salaris maken. Zo zien ze de effecten van een wijziging arbeidsduur, salarisschaal of –trede. Of de gevolgen voor het salaris bij deelname aan een verlofregeling of het inzetten van het IKB-budget.

De salarissimulatie houdt rekening met de huidige salarisgegevens van de medewerker en toont de financiële gevolgen op basis van de gemaakte keuzes.  

Meer informatie over de salarissimulatie vindt u op Rijksportaal Personeel.

Salarisbetaling

Rol P-Direkt: uitvoering

Salarisverwerking

P-Direkt verwerkt aangeleverde mutaties vanuit de diverse hr-systemen. Dat kan handmatig of gebeurt geautomatiseerd. Op basis van deze mutaties onderneemt P-Direkt 3 handelingen. We:

• voeren salarisberekeningen uit;
• bepalen de van toepassing zijnde inhoudingen; en
• betalen de (netto) bedragen uit.

Als opdrachtgever heeft u ons toestemming gegeven om deze salarissen te (laten) betalen. Alle bedragen worden op de juiste grootboekrekeningen in een journaalbestand geboekt. Hiermee verantwoorden wij deze betalingen.

P-Direkt maakt de salarisstroken en jaaropgaven op. Daarna plaatsen wij de salarisstroken en jaaropgaven in het P-Direktportaal. Als medewerkers dit hebben aangevraagd, ontvangen zij hun salarisstroken en jaaropgave ook per e-mail. Voor  medewerkers die geen toegang hebben tot het P-Direktportaal verzenden wij de salarisstroken en jaaropgaven per post.

Ook verzorgen wij voor enkele opdrachtgevers de afdrachten aan verschillende personeelsverenigingen en vakbonden.

P-Direkt geeft salarisinformatie aan bevoegde organisaties, zoals:

• Loyalis;
• de Belastingdienst (elektronische loonaangifte);
• APG (ABP) (elektronische pensioenaangifte);
• Auditdiensten.

Als opdrachtgever heeft u ons toestemming gegeven om de wettelijk verplichte informatie namens u aan deze bevoegde organisaties te geven.

We verstrekken rapportages over bijvoorbeeld:

• Wet Normering Topinkomens (WNT);
• Werkkostenregeling (WKR);
• Journalisering;
• Personele kostenplanning (PCP).

Loonbeslag

Rol P-Direkt: ondersteuning

P-Direkt voert alle werkzaamheden rond het verwerken van loonbeslag uit. Hieraan gaan vaak de volgende stappen vooraf:

• De deurwaarder stuurt een verklaring omtrent inkomen naar P-Direkt. Hierin staan vragen over een specifieke medewerker.
• De Verklaring omtrent inkomen wordt vaak gevolgd door een loonbeslag.
• De rechtbank bekrachtigt het loonbeslag.

P-Direkt ontvangt het loonbeslag en verwerkt dit. P-Direkt houdt hierbij rekening met eventuele andere beslagen die mogelijk voorrang hebben. Deze beslagen zijn ‘preferent’. Niet alle inkomsten vallen onder het beslag. De beslaglegger kan een beslagvrije voet vaststellen waar P-Direkt bij de uitbetaling van het salaris rekening mee moet houden. Heeft P-Direkt het beslag verwerkt? Dan versturen wij de zo genoemde ‘derden verklaring’ naar de deurwaarder als bewijs dat het beslag verwerkt is.  

P-Direkt verwerkt niet alleen beslagen van een deurwaarder. We verwerken ook beslagen van andere bestuurlijke organen. Dat zijn bijvoorbeeld de Belastingdienst, CJIB, LBIO of het Zorginstituut Nederland.

Soms maakt P-Direkt het volledige inkomen over aan een bewindvoerder. 

Bij de klantorganisaties kan de hro die gaat over het loonbeslag maandelijks een rapportage uitdraaien.

Aangifte loon en pensioen

Rol P-Direkt: ondersteuning

Na de maandelijkse salarisberekening maken wij een loonaangifte aan. Deze aangifte sturen we naar de Belastingdienst. Het bestand bestaat uit verschillende onderdelen, waaronder een werkgeversdeel (collectief) en een werknemersdeel (nominatief):

• het werkgeversdeel is bestemd voor de Belastingdienst, die de loonheffingen inhoudt;
• het werknemersdeel is bestemd voor het UWV. Dit is de polisadministratie. Het UWV gebruikt de polisadministratie onder meer om de juiste uitkeringen te kunnen toekennen;
• in het werknemersdeel staat onder meer het genoten loon, wanneer een dienstverband, aanstelling of uitkering is gestart en wanneer deze is gestopt. Indien nodig worden de gegevens over een vorig jaar gecorrigeerd en wordt er een gewijzigde jaaropgave verzonden.

Elektronische pensioenaangifte

Na de maandelijkse salarisberekening maken we per organisatie bestanden aan met daarin de pensioengegevens van het personeel. Deze versturen we naar de Algemene Pensioen Groep verzonden.

ABP heeft de uitvoering van de pensioenregeling uitbesteed aan APG. APG schrijft voor hoe en wanneer deze gegevens moeten worden aangeleverd. Deze gegevens zijn nodig voor:

• het berekenen van de pensioenopbouw;
• het vaststellen van de verschuldigde premies;
• het tijdig opstellen van Uniforme Pensioenoverzichten (UPO).

Voor het tijdig betalen van de verschuldigde premies stellen we maandelijks een rapportage beschikbaar.

Correcties over voorgaande jaren

Is er sprake van een noodzakelijke correctie in de pensioengegevens die zijn aangeleverd aan APG? En gaat deze correctie verder terug dan het voorgaande jaar? Dan leveren we de gecorrigeerde gegevens aan via de SWP-applicatie (Selfservice Werkgevers Portaal) van APG.

Journalisering salariskosten

Rol P-Direkt: uitvoering

Elke maand maakt P-Direkt per organisatie een journaalbestand aan. Het journaalbestand wordt gevoed met de resultaten uit de maandelijkse salarisberekening. In het journaalbestand worden de uitgaven van de organisatie verantwoord.

De resultaten uit de salarisberekening worden op de juiste grootboekrekeningen geboekt. Daarna wordt dit gepresenteerd op het journaalbestand.

Journaalposten

P-Direkt levert de journaalposten in 2 vormen aan de financiële afdeling van de organisaties aan:

• in verdichte vorm (kostenplaatsniveau);
• in onverdichte vorm (persoonsniveau). 

Organisaties kunnen de journaalposten inlezen in hun financiële administratie.

Op verzoek van de organisaties verstrekt P-Direkt aanvullende reserveringsoverzichten met de gereserveerde bedragen van het Individueel Keuzebudget (IKB). Deze verrijken de journaalposten.

JenV Rechterlijke Macht maakt (nog) geen gebruik van de IKB-regeling. Daarom vermeldt P-Direkt voor hen in het reserveringsoverzicht de bedragen van de vakantie- en eindejaarsuitkering.

Planning personele kosten (PCP)

Rol P-Direkt: uitvoering

De rapporten Realisatie en Prognose ondersteunen hro-informatiespecialisten PCP bij maken van prognoses van de personeelskosten. Dit gebeurt door een extrapolatie op  gerealiseerde personeelskosten en toekomstige mutaties. Controllers van de organisaties kunnen het rapport krijgen van de informatiespecialist PCP. 

We laden alle stamgegevens vanuit SAP HR naar SAP BW (Business Warehouse). 
Daarnaast worden de Realisatiegegevens (PY) naar BW geladen. Op basis van de realisatie wordt de prognose in beeld gebracht. Informatiespecialisten kunnen zelf rapportages opvragen in BW.

Financiele Analyse Op Maat (FAOM)

Rol P-Direkt: ondersteuning
Financiering: maatwerk

Medewerkers van alle rijksorganisaties kunnen via P-Direkt inzicht krijgen in hun financiële situatie na pensionering. In een persoonlijk gesprek krijgt de medewerker een beeld van de diverse mogelijkheden. Dit traject werkt zo:

• Een klant vult een machtigingsverzoek in.
• Op basis van dit formulier vraagt een medewerker van het team FAOM de pensioengegevens op bij het ABP.
• Team FAOM verwerkt de gegevens van het ABP in een rekensheet.  Zo ontstaat inzicht in wat de medewerker aan pensioen ontvangt op het moment van pensionering. Het is mogelijk om verschillende  scenario’s inzichtelijk te krijgen. Denk hierbij aan eerder met pensioen gaan. Of de eerste jaren een hoger pensioen ontvangen om later met een lager bedrag genoegen te nemen.

Deze financiële analyse is een service van P-Direkt. Op dit moment zijn hiervoor voor medewerkers van klanten geen kosten aan verbonden. Rijksorganisaties die gebruik maken van de dienstverlening van P-Direkt kunnen hun medewerkers voor meer informatie over deze dienst verwijzen naar Rijksportaal Personeel.

Gaat het om een complexe vraag, bijvoorbeeld omdat door eerdere dienstverbanden buiten het Rijk verschillende pensioenfondsen in het spel zijn? Dan verwijst P-Direkt de medewerker door naar het Kennispunt Financiële Rechtspositie.  

Controle Wet normering topinkomens (WNT)

Rol P-Direkt: ondersteuning

P-Direkt verzorgt voor klanten een rapportage over de bezoldigingen en vergoedingen van topfunctionarissen. Deze rapportage maken we in het kader van de Wet normering topinkomens (WNT). Hierbij houden we rekening met de jaarlijks vastgestelde beleidsregels.

Met de WNT wil de rijksoverheid tegengaan dat medewerkers van instellingen in de (semi)publieke sector een bovenmatige bezoldiging of ontslagvergoeding ontvangen. Daarom worden bezoldigingen en ontslagvergoedingen van topfunctionarissen in de WNT genormeerd en openbaar gemaakt. De bezoldigingsmaxima worden jaarlijks geïndexeerd.

Heeft u vragen over het afnemen van onze dienstverlening?

Neem dan contact op met relatiebeheer: RelatiemanagementP-Direkt@p-direkt.minbzk.nl.