In dienst

Registratie gegevens medewerker

Rol P-Direkt: ondersteuning

P-Direkt ondersteunt rijksorganisaties die medewerkers digitaal in dienst willen nemen. De manier waarop we de indiensttreding verwerken hangt af van de contractsoort en herkomst van de medewerker.

Een medewerker komt in dienst bij het Rijk wanneer deze

• van buiten de Rijksoverheid komt; en
• een tijdelijke of vaste arbeidsovereenkomst krijgt.

Dit kan een medewerker uit het bedrijfsleven zijn.  Maar bijvoorbeeld ook een rechterlijk ambtenaar die rijksambtenaar wordt. Of een stagiaire die in dienst komt als rijksambtenaar.

Een manager registreert een nieuwe medewerker zelf in het P-Direktportaal via het proces Nieuwe Medewerker Registreren. Heeft de manager de nieuwe medewerker op de juiste manier geregistreerd? Dan verwerkt P-Direkt deze registratie zodat de nieuwe medewerker

• salaris ontvangt;
• de juiste autorisaties heeft; en
• (indien gewenst ) toegang krijgt tot het P-Direktportaal.

Opstellen en beheren arbeidsovereenkomst

Rol P-Direkt: ondersteuning

Na de verwerking van de indiensttreding wordt er een concept arbeidsovereenkomst verstuurd naar het departement. Het departement is vervolgens zelf verantwoordelijk voor eventuele aanpassingen, ondertekenen en het toevoegen van de arbeidsovereenkomst aan het personeelsdossier van de betreffende medewerker. Uitzondering hierin is het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De arbeidsovereenkomst wordt door het bevoegd gezag digitaal ondertekend en vanuit P-Direkt rechtstreeks naar de medewerker verstuurd.

Vastlegging personeelsdocumenten

Rol P-Direkt: ondersteuning
Financiering: basisdienstverlening en maatwerk

Documenten en bewijsstukken opnemen of vervangen

P-Direkt zorgt voor het opnemen van documenten en bewijsstukken in de personeelsdossiers, zodat helder is welke afspraken zijn gemaakt tussen werkgever en werknemer.

Documenten en bewijsstukken komen bij P-Direkt op de volgende manieren:

Uploaden van documenten in het P-Direktportaal;
Documenten mailen naar P-Direkt;
Papieren documenten per post of koerier naar P-Direkt sturen;
Toevoegen van documenten door de koppelingen met systemen van ketenpartners.
Documenten verwerken we binnen 10 werkdagen in de personeelsdossiers. Deze basisdienstverlening wordt niet apart in rekening gebracht.

Ook komt het voor dat werkgevers verzamelingen aan personeelsdocumenten aantreffen en die in bulk of als project laten toevoegen aan de personeelsdossiers. Deze maatwerkdienstverlening worden niet apart in rekening gebracht.

Het is de wens van stakeholders en P-Direkt om alle documenten digitaal aan te leveren en automatisch te archiveren. In 2021 zal ook de elektronische handtekening worden ingevoerd. De arbeids-/detacherings-/stage-overeenkomsten en addenda voeren we als eerste documenten door.

Vernietigen, wissen en schonen

P-Direkt ondersteunt klanten bij het naleven van de bewaartermijnen.

Wissen doet P-Direkt voor alle klanten van P-Direkt. Vernietigen en schonen wordt uitgevoerd zoals in 2020 is afgesproken (als vervolg op de pilot Digitaal vernietigen en op de pilots Schonen transitiebestanden) of in 2021 wordt afgesproken met zorgdragers.

Op verzoek van medewerkers en met goedkeuring van de werkgever, worden verzoeken tot wissen uitgevoerd door P-Direkt. (Wanneer een zorgdrager een achterstand heeft in vernietiging, komt dit wissen relatief vaak voor)

Op basis van een door de zorgdrager gekozen frequentie, verstrekt P-Direkt periodiek een lijst met documenten die voor vernietiging in aanmerking komen. De zorgdrager voert hierop een risicobeoordeling en controle uit en geeft opdracht tot vernietiging. P-Direkt voert dan de vernietiging uit. Deze basisdienstverlening wordt niet apart in rekening gebracht.

In opdracht van klanten worden personeelsdossiers op orde gebracht of geschoond. De omvang en complexiteit varieert per opdracht. Desgewenst worden arbeidsparticipanten ingezet bij het uitvoeren van deze archiefbewerkingen.
Deze maatwerk- en extra/bijzondere dienstverlening wordt geoffreerd en apart in rekening gebracht.

De wens van de zorgdragers is om met één opdracht personeelsdocumenten én personele data te kunnen laten vernietigen door P-Direkt. P-Direkt gaat hiermee aan de slag. Wanneer er ‘markante personen’ zijn aangewezen door zorgdragers, gaat samen met het Nationaal Archief uitgewerkt worden hoe de overbrenging (te zijner tijd) zal gaan.

Controleren personeelsdossiers

P-Direkt voert controles uit om de kwaliteit van de personeelsdossiers te waarborgen.

P-Direkt voert steekproefsgewijs controles uit op de kwaliteit van vervanging van papieren documenten en verwerking van digitale documenten. P-Direkt voert steekproefsgewijs controles uit op de volledigheid van de personeelsdossiers en rapporteert omissies aan de werkgever, opdat zij ontbrekende documenten alsnog kunnen aanleveren of correcties kunnen aanbrengen.
Deze basisdienstverlening wordt niet apart in rekening gebracht.

In 2021 wordt gestart met het uitvoeren van controles bij conversies en migraties ten behoeve van het waarborgen van integriteit, authenticiteit en bruikbaarheid van personeelsdocumenten.

Autorisatiebeheer personeelsdossiers

P-Direkt zorgt ervoor dat (persoons)gegevens veilig zijn en dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de personeelsdossiers.

P-Direkt zorgt voor het toekennen van autorisaties in het archiefsysteem van de personeelsdossiers, voor controleurs namens de zorgdragers en voor verwerkers en archiefbeheerders van P-Direkt. P-Direkt beheert de rollen die inzage geven in de personeelsdossiers via het P-Direktportaal, inclusief de juridische onderbouwing van deze bevoegdheden.
Deze basisdienstverlening wordt niet apart in rekening gebracht.

Zie de dienst ‘Autorisatiebeheer’ voor het toekennen van hr-bevoegdheden, waaronder het toekennen van autorisaties die inzage geven in de personeelsdossiers via het P-Direktportaal.

Externenregistratie

Rol P-Direkt: ondersteuning
Financiering: basisdienstverlening en maatwerk

Rijksidentiteiten zijn bij P-Direkt in veilige handen. P-Direkt wil met die gegevens zaken als voorzieningenaanvragen eenvoudig in gang kunnen zetten. Externen zijn een onderdeel van die identiteiten. Onze klanten willen graag inzicht in het aantal externen. Dat is bijvoorbeeld handig bij de herplaatsingsplicht van een medewerker. Dit gebeurt er als een organisatie binnen het Rijk een medewerker wil plaatsen op een plek die een externe medewerker op dat moment invult.

Registratie van alle externen

We registreerden vooral externen met een personele verantwoordelijkheid. Zoals bijvoorbeeld een manager. Vanaf nu is het mogelijk om alle externen te registeren. En dit via een nieuw en sneller proces. Hierdoor krijgen klanten steeds beter inzicht in het aantal en soort medewerkers binnen een organisatie of afdeling. En dat allemaal in 1 overzicht.
P-Direkt brengt voor externenregistratie geen extra kosten in rekening.

Tactische regie rijksbreed WID-scannen

Rol P-Direkt: ondersteuning
Financiering: maatwerk

In de huidige situatie speelt P-Direkt nog geen rol in het WID-scanproces op tactisch niveau. Momenteel is dit nog een volledig departementale aangelegenheid.  

Er loopt nu echter wel een project, rijksbreed WID-scannen. Dit project levert een centraal punt op waar WID-scans afgeleverd worden, de zogenaamde WID scan HUB. Deze HUB is voorzien van intelligentie zodat scans van meerdere aangesloten organisaties afgeleverd kunnen worden op de betreffende locaties.

De pilot voor dit project is succesvol afgerond met MinFIN en IenW als eerste gebruikers. Vanuit P-Direkt wordt nu gewerkt om de WID scan HUB oplossing nog dit jaar in beheer te nemen.

Na het afronden van het in beheer name traject zal P-Direkt het tactische en functionele beheer op zich nemen. 2022 zal in het teken staan van het verder uitbreiden van het aantal aansluitingen.

Beheervoorziening voor het rijksidentificerend nummer (BvRIN)

Rol P-Direkt: ondersteuning
Financiering: maatwerk

Een nieuwe medewerker bij de Rijksoverheid wordt geïdentificeerd aan de hand van een wettelijk identificatiedocument, het WID. Dit is bijvoorbeeld een paspoort. De nieuwe medewerker krijgt daarna een Rijks Identificerend Nummer (RIN). Dit RIN wordt toegekend op basis van een vastgestelde set van identificerende persoonsgegevens van het WID. Met het RIN kunnen voorzieningen worden aangevraagd voor de nieuwe medewerker. Denk aan een Rijkpas of een rijksmailaccount. Het RIN moet betrouwbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat de kwaliteit van de Rijksidentiteit en het RIN geborgd zijn.

P-Direkt verzorgt de kwaliteitsborging van de BvRIN. P-Direkt controleert de gegevens. Zijn er onvolkomenheden? Dan informeert P-Direkt de deelnemers daarover. Vanaf 2021 is P-Direkt verantwoordelijk voor het functionele beheer en de tactische aansturing. Dit betekent onder andere dat P-Direkt:

• stuurt op leveranciers;
• nieuwe releases coördineert;
• trainingen geeft;
• actieve ondersteuning biedt tijdens nieuwe aansluitingen;
• actuele gebruikershandleidingen opstelt;
• nazorg biedt.

Tactische regie centrale Rijkspasvoorziening

Rol P-Direkt: ondersteuning
Financiering: maatwerk

P-Direkt biedt ondersteuning aan organisaties die zich willen aansluiten bij de Rijkspas.

Aansluiting op de Rijkspas betekent voor nieuwe organisaties ook een aansluiting op het Generiek Card Management Systeem (GCMS). Deze nieuwe organisaties ondersteunt P-Direkt zodat zij de aansluiting kunnen realiseren:

• P-Direkt verduidelijkt met tekst en uitleg de technische en de procesmatige kaders.
• P-Direkt coördineert de aansluittoetsen die nodig zijn om volledig over te gaan op de Rijkspas.

Voor de aansluiting op het GCMS verzorgen wij een aantal zaken. P-Direkt

• stelt een technisch specialist ter beschikking om de aansluiting te ondersteunen;
• levert actuele technische aansluitdocumenten op;
• geeft trainingen;
• biedt actieve ondersteuning tijdens de migratie en Go Live;
• stelt actuele gebruikershandleidingen beschikbaar;
• biedt nazorg.

Is een nieuwe organisatie aangesloten op de Rijkspas en het GCMS?  Dan nodigt P-Direkt deze organisatie uit om deel te nemen aan expertgroepen met andere organisaties die deelnemen aan de Rijkspas. Binnen de overleggen van deze expertgroepen inventariseert P-Direkt doorlopend nieuwe mogelijkheden en wensen van onze deelnemers.

Klankbord en advies Rijksbrede IdM-ketenproces

Rol P-Direkt: ondersteuning
Financiering: maatwerk

Het proces 'klankbord en advies Rijksbrede IdM–ketenproces’ is ontstaan vanuit onze rol in het Generiek Card Management Systeem (GCMS) en de Rijkspas. Dit zijn twee onderdelen van de IdM(IDentity management)-keten. Net zoals bij onze deelnemers (organisaties binnen het Rijk, ZBO’s en uitvoeringsorganisaties).

Afgelopen jaren hebben wij ondersteund en geadviseerd bij het aansluiten van organisaties op de Rijkspas en het GCMS. Voor deze aansluitingen speelt de IdM-keten een grote rol en hierdoor is een hoop ervaring en kennis opgebouwd. Deze kennis delen wij met nieuwe deelnemers bij hun aansluiting. Ook fungeren wij ook als klankbord op dit vlak. Het is een extra service die we kunnen bieden.

Heeft u vragen over het afnemen van onze dienstverlening?

Neem dan contact op met relatiebeheer: RelatiemanagementP-Direkt@p-direkt.minbzk.nl.