Medewerker aannemen die in het buitenland woont

Weblogbericht | 23-06-2022 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Vraag je in de eerste plaats af of dit wel noodzakelijk en wenselijk is. Werken vanuit het buitenland sluit immers niet aan op het uitgangspunt van hybride werken en vereist daarom expliciete toestemming van de leidinggevende. Dit is terug te vinden in de Q&A Hybride Werken bij het Rijk. Daarin wordt ook opgesomd welke afwegingen een rol spelen bij toestemming voor werken vanuit het buitenland. 

Naast incidenteel voor een korte periode werken vanuit het buitenland en de “workation” noemt de Q&A ook permanent werken vanuit het buitenland. Dat laatste is dus wel een uitzondering. 
 

Geen recht op thuiswerken

Eerder schreven we al dat er geen recht bestaat op thuiswerken, en ook dat een werkgever op grond van zijn instructierecht mag verlangen dat de werkzaamheden in Nederland worden verricht, zolang die instructie redelijk is. Als je al bij indiensttreding afspreekt dat iemand vanuit het buitenland mag werken, zaag je natuurlijk wel aan de poten van je eigen instructierecht. 

Denk daarnaast ook aan de fiscale consequenties. En wie betaalt die reis in het geval de medewerker toch naar kantoor moet, voor bijvoorbeeld een defecte laptop?

Q&A thuiswerken

Voor de volledigheid hier nog even een paar vragen en antwoorden uit de Q&A die betrekking hebben op thuiswerken op een rij:

Is het bij hybride werken toegestaan vanuit het buitenland te werken?

• Voor werken vanuit het buitenland – anders dan de situatie van grenswerkers  - geldt dat dit niet is toegestaan, tenzij daar in uitzonderlijke situaties afspraken over worden gemaakt tussen de leidinggevende en de medewerker.
• Het principe van hybride werken is dat medewerkers zowel op kantoor, als thuis en/of op een andere (geschikte) locatie werkzaam zijn. Dit mede in afstemming op de werkzaamheden en met de collega’s uit het team. Op kantoor zijn is dus nadrukkelijk een onderdeel van hybride werken. Werken vanuit het buitenland sluit niet aan op dit uitgangspunt en vereist daarom expliciete toestemming van de leidinggevende.
   

Welke afwegingen spelen een rol bij toestemming voor werken vanuit het buitenland?

• Toestemming werken vanuit het buitenland zal enkel in zeer bijzondere omstandigheden gegeven kunnen worden. Hierbij kunnen specifieke voorwaarden over de functievervulling en/of aanpassing van de functie aan de orde zijn. 
• De voorwaarden en overige afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 
• Wel of geen toestemming voor werken vanuit het buitenland zal altijd maatwerk zijn: gaat het om incidenteel en voor een korte periode werken vanuit het buitenland, een combinatie van werken en vakantie (‘workation’), of om permanent wonen en werken vanuit het buitenland? Maar ook: wat is de reisafstand tot kantoor, woont en werkt men vanuit een andere tijdszone, wat is de aard van het werk, is afbakening van het takenpakket mogelijk etc.?
• Houd bij de beslissing en het maken van afspraken rekening met het volgende:
  • de mate waarin het voor het werk, het samenwerken en de sociale cohesie noodzakelijk is om naar kantoor te komen en het voor de medewerker ook mogelijk is om (adhoc) te komen;
  • zijn er voor het dagelijkse contact passende afspraken mogelijk over digitale/telefonische bereikbaarheid en beschikbaarheid;
  • hoe is het gesteld met de veiligheid van de digitale infrastructuur in het betreffende land (meer informatie hierover kan eventueel bij de RijksBVA worden opgevraagd);
  • reiskosten (tot aan de Nederlandse grens), verzekeringen, onkostenvergoedingen, extra telefoon- en internetkosten etc. gelden niet voor deze situaties en komen voor rekening van de medewerker; 
  • bij langdurig vanuit het buitenland werken zijn extra afspraken nodig over het werken op een Arbo-verantwoorde werkplek. De werkgever kan in redelijkheid niet voorzien in de benodigde faciliteiten ter plekke, de medewerker dient hier zelf maatregelen voor te treffen;
  • werken vanuit het buitenland kan diverse consequenties hebben (fiscaal, sociale premieszorgverzekering etc.), de medewerker dient hier zelf actie op te ondernemen en alle consequenties zijn voor rekening en risico van de medewerker;
  • bij langdurige ziekte kan – als de bedrijfsarts dit voor (toezicht op) het herstel en de re-integratie noodzakelijk acht – terugkeer naar Nederland aan de orde zijn.
• Als op enig moment blijkt dat het werken vanuit het buitenland het goed functioneren belemmert, gaan werkgever en medewerker in gesprek. 

Meer informatie

Heb je plannen om een medewerker die in het buitenland woont in dienst te nemen, of wil je meer informatie? Je huisjurist beantwoordt ze graag!