Over hoe je bij disfunctioneren verbeterafspraken formuleert in een verbeterplan

Weblogbericht | 28-06-2023 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Verbeterplan

Een verbetertraject gaat hand in hand met een verbeterplan. In het verbeterplan staan niet alleen de concrete ontwikkelpunten maar ook de verbeterafspraken. Verbeterafspraken zijn concrete afspraken die bepalen welk niveau de medewerker in het functioneren moet hebben bereikt en het moment waarop dit bereikt moet zijn. Zorg ervoor dat de ontwikkelpunten die je in het verbeterplan formuleert, aansluiten bij de competenties waar de medewerker over moet beschikken. Deze competenties staan in het FGR-functieprofiel en de functieomschrijving van de functie van de medewerker. 
In sommige rijksoverheidsonderdelen is het FGR niet van toepassing (bijvoorbeeld in de rechtspraak). Laat in dat geval de ontwikkelpunten aansluiten op de functieomschrijving die van toepassing is. 

Hoe formuleer je nu verbeterafspraken in een verbeterplan? 

Stel: een medewerker laat in houding en gedrag zien niet goed te kunnen samenwerken met collega’s. Zoek dan allereerst in het FGR-functieprofiel en in de functiebeschrijving om welke gedragsindicatoren het gaat. Welk gedrag en welke houding zie je wel en welke niet? Nadat je deze punten hebt besproken en concreet hebt gemaakt, start je met de schriftelijke vastlegging van deze punten. Leg vast waarom en op welke punten de medewerker niet voldoet. Maak concrete afspraken (SMART = specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) over targets, doelstellingen en verbeterpunten en welke verbeterinstrumenten ingezet worden. Hierna illustreren we dat aan de hand van een voorbeeld. 

Voorbeeld formulering ontwikkelpunt van de competentie ‘samenwerken’ 

Tekstsuggestie: 
We zien dat  <benoem hier het concrete handelen van de medewerker dat niet goed gaat> in de samenwerking met collega’s.  Dit blijkt onder andere uit <zo veel mogelijk voorbeelden van het handelen noemen> <in situaties x, y, z benoemen>. Dit handelen heeft geleid tot het ontstaan van tegenstellingen. 
Ook zien we dat je je inzichten niet deelt met collega’s. Dit is onder andere gebleken in situaties x, y en z. <concrete situaties benoemen>.
 

Voorbeeld formulering verbeterafspraak ten aanzien van de competentie ‘samenwerken’

Maak een vertaalslag van de ongewenste houding en/of het te veranderen gedrag naar de gewenste houding en/of het gewenste gedrag, zodat de verbeterafspraak zo concreet mogelijk kan worden geformuleerd. Spreek af binnen welke termijn de verbeterafspraak gerealiseerd moet zijn.  Tip: zorg ervoor dat de verbeterafspraken SMART zijn geformuleerd. 

Tekstsuggestie:
Medewerker stemt elke week/om de twee weken [optioneel: op eigen initiatief] met collega’s inhoudelijk de voortgang van het project af.
Medewerker bespreekt elke week/elke twee weken [op eigen initiatief] de planning van project met collega’s.
Medewerker geeft elke week/elke twee weken [op eigen initiatief] een terugkoppeling aan collega’s en vraagt hierover feedback.
 

Moeiteloos een verbeterplan invullen

Zodra je weet wat de concrete ontwikkelpunten zijn, kun je op deze manier moeiteloos een verbeterplan invullen. 
Monitor de voortgang van de ontwikkelpunten en evalueer het verbetertraject tussentijds. 

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van dit weblog of vragen hebben over de stappen in een verbetertraject, wees dan welkom. Je huisjurist ondersteunt je hier graag bij!