Weblogbericht | 29-06-2023 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Van zacht naar hard, kon je niet kiezen? Hester moet om deze vraag lachen en antwoordt:

“Ja, ik vind dus alles leuk. En het mooie aan mijn huidige werk is dat het alles combineert. Want om maar even een stapje te maken naar wat ik nu doe: ik ben hoofd van de afdeling ‘Ambtelijk vakmanschap en rechtspositie’.  Waar wij ons binnen de afdeling met name mee bezig houden is integriteit van rijksambtenaren en veilige publieke dienstverlening. Dat laatste gaat over agressie van burgers naar medewerkers van het Rijk en decentrale overheden. 
Wist je dat één op de drie ambtenaren bij het Rijk en decentrale overheden te maken heeft met agressie en intimidatie? Dat is echt heftig. Vandaar dat daar een apart programma voor opgezet is onder de noemer Veilige Publieke Dienstverlening.
Integriteit rijksambtenaren splits ik meestal uit in de integriteitsinfrastructuur en sociale veiligheid. We bouwen aan de infrastructuur voor integriteit. Zo hebben we een Gedragscode Integriteit Rijk, een klachtenregeling, een onderzoekskader, meldpunten en hulpkanalen, zoals vertrouwenspersonen en de personeelsraadgever die nu in aantocht is”.

En dat is allemaal Rijksbreed?

“Ja, en dat is goed om te zeggen, want mensen denken vaak dat we “alleen” voor de kerndepartementen bezig zijn. Maar dat is niet zo. Wij werken specifiek voor alle departementen en de daaronder ressorterende organisaties. Dat zijn alle uitvoeringsorganisaties, maar ook alle toezicht. Dan heb je het over zo’n 155.000 mensen in 160 organisaties. Dat is de scope van ons integriteitsbeleid. We hebben het kader aan regels en procedures redelijk goed staan, maar daar blijven we wel aan bouwen. Wat we ook erg belangrijk vinden is dat het gesprek op de werkvloer op gang komt. Dat pakken we op onder de noemer sociale veiligheid. En binnen onze afdeling zijn we specifiek bezig met ongewenste omgangsvormen. Denk daarbij aan discriminatie, seksuele intimidatie, pesten en agressie. Ook hebben we jaarlijks de Week van de Integriteit.

Integriteit is best een politiek beladen onderwerp. Het zit heel erg in de hoek van vertrouwen tussen Kamer en ambtenaar. En juist op het gebied van vertrouwen zijn er natuurlijk heftige affaires geweest, denk aan de toeslagenaffaire. In de praktijk zien we nogal eens de neiging om op grote incidenten te reageren met meer regels. Maar je kan niet voor alles regels maken. Dan krijg je vuistdikke gedragscodes. Je moet regels maken over het meest belangrijke en fundamentele. En daarnaast gaat het juist om het goede gesprek. Wat wij willen is de regels van papier krijgen en meer het gesprek daarover voeren.

Omdat het Rijk zo'n grote scope heeft met al die departementen, kun je dat natuurlijk niet in je eentje. Vandaar dat wij een coördinerende rol hebben. Op elk departement zijn mensen met integriteit bezig. En wij proberen vanuit BZK daarbij te helpen en dat is waar het IPIM voor staat”. 

Kan je wat meer vertellen waar het IPIM op dit moment aan werkt?

“We werken nu aan een visie op integriteit. In maart is de nota ‘Integriteit Openbaar Bestuur’ verstuurd. Dat is een visienota voor niet alleen ambtenaren, maar ook voor politieke ambtsdragers. En niet alleen voor het Rijk, maar ook voor decentrale overheden. Daar staat al het één en ander in. Maar wij willen een grotere stip op de horizon zetten. Vandaar dat we nu samen met de hele afdeling nadenken hoe we die visie verder kunnen vormgeven. Dat willen we rond de zomer af hebben. Dan staat die stip er en dat maakt het een stuk makkelijker om te zeggen welke kant we op willen”.

Zijn er bepaalde punten waar je echt op inzoomt?

“Goede vraag want daar kijken we nu juist naar. Eén van de focuspunten is sowieso het versterken van de integriteits-infrastructuur. We hebben het idee dat die best wel goed staat, maar daar moet je wel aan blijven bouwen. En sociale veiligheid. Waarbij we vooral kijken of we de samenhang waarin alles gebeurt goed bewaken. En hoe kunnen we de sociale veiligheid vergroten, want iedereen wil zich veilig voelen in een team. Wat kunnen we extra doen tegen discriminatie, seksuele intimidatie, pesten en agressie. 
 

Begrijp je dat leidinggevenden, ambtenaren, HR-adviseurs een beetje de kluts kwijtraken waar ze zich moeten melden? 

“Dat is precies een punt dat in onze visie naar voren komt. Er moet om te beginnen veel meer vanuit de medewerker en de leidinggevende worden gedacht. Die structuur past veel meer bij de behoefte. Op een gegeven moment heb je zoveel loketten dat de mensen door de bomen het bos niet meer zien”. 
 

Zijn er straks niet zoveel loketten dat we elkaar gaan beconcurreren in de hulp? 

“Daar kan je verschillend over denken. Moeten we misschien toe naar één loket?  Daar denk ik wel eens over na. Een loket van waaruit je dan verder verwezen wordt. Terwijl aan de andere kant juist de herkenbaarheid het mooie van aparte loketten is. Een duidelijk voorbeeld hiervan is de ‘Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen’. Dus één loket is niet gelijk het ei van Columbus.
 
En wat ik altijd zeg: het belangrijkste eerste meldpunt is en blijft, ook met een helder landschap, de leidinggevende. Dat is echt belangrijk om te noemen. Wij willen liever niet dat een ‘issue tussen twee medewerkers gelijk leidt tot een melding bij een commissie of een loket, maar dat wordt gekeken of dit binnen de afdeling kan worden opgelost. Zo is het ook op mijn afdeling. Als twee medewerkers bij mij met elkaar in de clinch zouden liggen, dan vind ik dat ik als eerste aan zet ben om daar iets mee te doen. Ook als het om ongewenst gedrag gaat. Maar stel dat ik er zelf als leidinggevende een rol in heb, dan moeten natuurlijk alle hulplijnen beschikbaar zijn voor medewerkers.”

En als er onderzoek gedaan moet worden? 

“Op dit moment werken we aan een Rijksbrede klachtenregeling ongewenste omgangsvormen die onderzoek kan doen op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Dat onderzoek gebeurt door ‘hoor en wederhoor’ van alle betrokkenen, door getuigen te horen en deskundigenadvies. Als er een vermoeden is van integriteitsschending dan kan een medewerker of leidinggevende daar ook melding van doen. Dan wordt er onderzoek gedaan en daarbij geldt een onderzoeksprotocol. De BIPO. 

De BIPO (Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek) is een richtlijn voor onderzoek naar een veiligheidsincident, een datalek of een ander informatiebeveiligingsincident, een vermoeden van een bepaalde integriteitsschending of een misstand.

“Mooi dat ik daar even reclame voor kan maken. Want we hebben met het BIPO echt een kwaliteitsstandaard voor hoe wij onderzoek doen binnen het Rijk. We willen dat het onderzoek aan kwaliteitseisen voldoet ook als je het onderzoek wegzet bij een extern bureau.

We denken ook na over de rol van de leidinggevende. Zouden er niet meer hulplijnen moeten zijn voor leidinggevenden. Zeker omdat we de leidinggevende als één van de speerpunten in onze visie zien. Want het is heel belangrijk dat een leidinggevende een veilige sfeer creëert en een voorbeeldrol heeft. En dat hij weet waar hij terecht kan en wat er van hem of haar verwacht wordt”. 

En hoe goed voer je de gesprekken. Er worden soms best wel heftige dingen gemeld. Hoe moet je als leidinggevende iemand benaderen als er een issue op de afdeling is. Hoe ga je daar mee om? 

“Dat is lastig, dat klopt! Het is een beetje het discomfort opzoeken. Vaak gaat het om een ongemakkelijk gesprek. Het is goed om te kijken of we de leidinggevenden daar meer tools voor kunnen bieden. Aan de andere kant is het ‘gewoon’ een onderdeel van je leiderschap. Ongemakkelijke gesprekken zijn niet leuk, maar moeten wel plaatsvinden. 

En dan raak je het punt dat leidinggevenden soms nog teveel op de inhoud worden geselecteerd en minder op social skills. Ook daar denken we over na. Moet het een eis zijn dat leidinggevenden zulke skills hebben. En dat het ook gemonitord wordt in het personeelsgesprek. Dat het niet alleen gaat over de dingen die je gedaan hebt. Maar ook over ‘hoe stuur je een team aan’. Hoe werk je aan de sociale veiligheid? En wat als er inderdaad een issue is? Hoe ga je daar mee om? Welke ondersteuning of opleiding heb je nog nodig?  In mijn team is sociale veiligheid essentieel en een randvoorwaarde om te kunnen werken. En dat is niet alleen mijn persoonlijke ervaring maar dat weten we ook uit onderzoek.
We moeten ook realistisch zijn in wat we van leidinggevenden verwachten. Ook op dit punt. We vragen veel van leidinggevenden, er is een hoge werkdruk.  Er moet ook een balans zijn want sociale veiligheid is iets van ons allemaal. En er wordt soms wel makkelijk naar de leidinggevende gekeken, als degene die het allemaal maar even moet oplossen. 

“Het klinkt misschien een beetje raar, maar zelf geloof ik dat je niet moet investeren in momenten waarin het moeilijk is, maar juist wanneer het goed gaat. Investeer in elkaar, om een goede relatie te krijgen. Want het is veel makkelijker om over issues te praten als je een goede verstandhouding hebt. Volgens mij moet je juist aan die kant beginnen”. 

Ik kom nog even terug op de werkdruk. De tijd vinden om je collega te leren kennen, te investeren in sociale contacten is best wel moeilijk. Dat is eigenlijk onderdeel van je werk en hoef je wat mij betreft niet in je eigen tijd te doen. Organiseer eens een lunch met je team of je afdeling. En het verboden woord is dan ‘werk’” zegt Hester lachend.  

We hebben gesproken over de rol die leidinggevenden hebben bij het onderwerp sociale veiligheid. Zie je ook taken voor de HR-adviseur? 

“Zeker! Wat wij heel graag willen is dat HR-adviseurs ook helpen om het integriteitsbeleid beter onder de aandacht te brengen en leidinggevenden te ondersteunen. Wij denken niet dat integriteit iets is waar je mee geboren wordt. Maar dat het een competentie is waar je aan moet werken”.

En met deze fraaie quote, sluiten we het interview met Hester van de Graaf af.