Delegeren kun je leren! Maar mag dat wel volgens het OMV-besluit

Weblogbericht | 02-03-2023 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Misschien is het goed eerst even stil te staan bij de vraag wat ‘mandaat’ precies is. En als we het daar toch over hebben, wat dan die andere begrippen, delegatie en attributie, inhouden. De term ‘delegeren’ zal je niet onbekend zijn: dat is iets wat van leidinginggevende verwacht wordt. 

Als we naar de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kijken, dan zien we achtereenvolgens regels over mandaat , delegatie en attributie. Om met die laatste te beginnen, onder attributie wordt verstaan: het in het leven roepen en toedelen van een publiekrechtelijke bevoegdheid door de materiële wetgever.

Zo kan een wet bepalen dat een minister op een bepaald terrein een vergunning verleent of een subsidie. Daarmee heeft de minister een publiekrechtelijke bevoegdheid gekregen en is dus een bestuursorgaan. Maar de minister oefent die bevoegdheden (natuurlijk) niet allemaal zelf uit. Dat gebeurt ook lager in de organisatie, en wel op basis van wat we in het bestuursrecht ‘mandaat’ noemen: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Wat we in het normale spraakgebruik ‘delegeren’ noemen, is bestuursrechtelijk gezien vaak het verlenen van mandaat. Bij de overheid gebeurt dat in de regel op grond van algemene mandaat- en volmachtsbesluiten, eventueel in samenhang met zgn. organisatiebesluiten. 

In het organisatiebesluit staat welke taken bijvoorbeeld een directoraat-generaal of een directie heeft. Het mandaatbesluit beschrijft wat de diverse functionarissen (zoals SG, DG of directeur) binnen die taakvelden mogen doen en wat voorbehouden blijft aan hogere functionarissen of aan de minister. Gecombineerd geeft dat een beeld van waar jijzelf over gaat.

Delegeren

En hoe zit het dan met ‘delegatie’? Dat betreft – anders dan in het gewone spraakgebruik - het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze op eigen naam uitoefent. Het bestuursorgaan is daarmee de bevoegdheid kwijt. Daar heb jij in de regel dus niet mee te maken.

Wat betekent mandaat; wat kan wel, wat niet? 

Mandaat is bij uitstek geschikt in hiërarchische verhoudingen. Het in mandaat genomen besluit geldt als besluit van het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend. Mandaat is dan ook te beschouwen als de publiekrechtelijke tegenhanger van de volmacht uit het privaatrecht.

Anders dan bij ‘delegatie’ behoudt de mandaatgever zijn bevoegdheid. Hij kan die dus ondanks verleend mandaat zelf blijven uitoefenen. Het verlenen van mandaat is mogelijk, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet. De Awb noemt daarvan zelf (niet-limitatief) een aantal voorbeelden. Bij voorkeur wordt mandaat aan een functionaris verleend en niet aan een persoon.

Het enkele feit dat een bestuursorgaan een bevoegdheid heeft, maakt dat het ook mandaat kan verlenen (al zijn er wel beperkingen, zoals hiervoor opgemerkt). Een aparte wettelijke grondslag is voor mandaat dus niet nodig. Het verlenen van mandaat kan ook inhouden dat degene die het mandaat krijgt, zelf mandaat mag (door)verlenen; dat noemen we ‘ondermandaat’. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor mandaat. 

Er kan een algemeen mandaat worden verleend of mandaat voor een specifiek geval (bijzonder mandaat). Algemeen mandaat moet schriftelijk worden verleend om naar buiten toe duidelijk te maken hoe de bevoegdheidsverdeling is. Een mandaatbesluit wordt daarom ook in de Staatscourant gepubliceerd.

Om dezelfde redenen als bij algemeen mandaat wordt mandaat voor een bepaald geval bij voorkeur ook schriftelijk verleend. Maar omdat  het mogelijk moet blijven om een bijzonder mandaat mondeling te geven (bijvoorbeeld in een spoedeisende kwestie), is dat in de Awb niet verboden.

De regels over mandaat gelden ook voor de volmacht die wordt verleend om privaatrechtelijke handelingen uit te voeren, evenals voor de machtiging voor andere (d.w.z. feitelijke) handelingen. Bij privaatrechtelijke rechtshandelingen (namens de Staat der Nederlanden) gaat het niet alleen om bijvoorbeeld het inkopen van goederen of een bepaalde dienstverlening. Volmacht is ook nodig om als manager een arbeidsovereenkomst aan te gaan of te beëindigen. 

Hoewel mandaat aan niet-ondergeschikten mogelijk is, moet hier met terughoudendheid mee worden omgegaan. Op grond van het Mandaatbesluit mag doorgaans alleen de minister dit doen. 

Als  er mandaat wordt verleend, zijn verschillende vormen van beperking of uitsluiting mogelijk. Zo kan de minister bijvoorbeeld besluiten om zichzelf of hogere personen in de organisatie de verantwoordelijkheid te geven voor niet-begunstigende beschikkingen (zoals het weigeren van goedkeuring), terwijl hij of zij wel mandaat verleent voor begunstigende beschikkingen.

De mandaatgever is bevoegd, per geval of in het algemeen, instructies te geven en op de gemandateerde rust een inlichtingenplicht. 

Kenbaarheid  

Algemeen en bijzonder mandaat houden ook ondertekeningsmandaat in. Als de bevoegdheid wordt verleend om namens het bestuursorgaan bepaalde besluiten te nemen, dan brengt dat tevens met zich de bevoegdheid om het besluit namens het bestuursorgaan te ondertekenen.

Dat jij in mandaat beslist, moet kenbaar zijn. Je tekent dus altijd namens de minister (of de staatssecretaris) en nooit op eigen titel.
Soms kan er behoefte zijn aan een (los) ondertekeningsmandaat, in gevallen waarin het bestuursorgaan wel het besluit heeft genomen, maar niet in de gelegenheid is om zelf te ondertekenen. Het laat de ondertekening dan aan een ander over. Dat moet bij de ondertekening ook duidelijk worden vermeld, door toevoeging van de tekst: “overeenkomstig het door .... (naam bestuursorgaan) genomen besluit”. Deze situatie zal zich overigens niet snel voordoen.

Meer informatie

Heb je na het lezen van dit weblog nog vragen of kom je in de dagelijkse praktijk voor een stiuatie te staan waarin je je afvraagt of je mandaat hebt? Neem dan contact met je huisjurist van Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht.

Dit weblog is geschreven door gastauteur Jan Willem Severijnen, coördinerend juridisch specialist, CZW/JA)  Hij is een specialist op het gebied van mandaat.