Weblogbericht | 22-09-2023 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Externe redenen

Bij externe oorzaken kan de reden voor de TWO soms acuut en dringend zijn. Denk bijvoorbeeld aan een politiek besluit dat met spoed gerealiseerd moet worden en gevolgen heeft voor de organisatie. Door de noodzakelijke haast is het gewenst op zeer korte termijn al te gaan werken ‘alsof’ de organisatieverandering die het besluit tot gevolg heeft al is doorgevoerd.

Soms wordt vooruitlopend op een formele reorganisatie gekozen een TWO in te richten waarin al feitelijk wordt gewerkt volgens de gewenste organisatiestructuur en werkwijze. Staat deze organisatie er al, dan kan deze na afronding van de formele reorganisatie direct efficiënt aan de slag.

Betrokkenheid OR en vakbonden

Ondanks het tijdelijke karakter van de TWO kan de invoering daarvan een belangrijke wijziging van de organisatie tot gevolg hebben. Bij een dergelijke impact is er adviesrecht van de ondernemingsraad. Ook de vakbonden in het DGO worden geïnformeerd. Bij sommige departementen is bepaald dat over de spelregels van een TWO zelfs overeenstemming bereikt moet worden met het DGO (dit is bijvoorbeeld het geval bij het ministerie van EZK).

Mocht een TWO overwogen worden dan is het verstandig om in een vroeg stadium hierover de OR en het DGO in te lichten en hen erbij te betrekken. Dit kan bijvoorbeeld door afspraken te maken met de OR over hoe de werkorganisatie wordt ingericht.

Denk aan:

• welke onderdelen komen in de TWO?
• komen er nieuwe functies in de TWO?
• moeten de medewerkers daarop solliciteren?
• komt er een belangstellingsregistratie waarbij de medewerkers hun belangstelling kenbaar kunnen maken voor de TWO? En hoe wordt een selectie gemaakt als teveel medewerkers belangstelling hebben?
• duur van de TWO;
• evaluaties tussentijds en aan het einde;
• criteria die gehanteerd worden bij de (tussen)evaluaties.

De afspraken met de OR over de inrichting van de TWO moeten goed worden vastgelegd in een overeenkomst of een convenant. Overigens kunnen de afspraken ook in de notulen van de OR-overlegvergadering worden vastgelegd, als maar helder is dat beide partijen (bestuurder en OR) dit zijn overeengekomen (bijvoorbeeld blijkend uit een ‘voor akkoord’ ondertekening van de notulen).

Proces

Bij het tot stand brengen van een TWO lijken de verschillende stappen op die bij een reguliere organisatiewijziging:

De aanleiding, impact en inrichting van de TWO moet worden beschreven in een document, evenals de personele gevolgen en hoe de overgang plaats zal vinden van de huidige organisatie naar de TWO. Zoals hiervoor aangegeven moeten de OR en het DGO betrokken worden. Alle medewerkers in de TWO moeten (via een brief) geïnformeerd worden over hun functie en plek in de TWO.

Naast de personele kant moet ook de organisatie in P-Direkt worden opgenomen. De financiën en budgetten, mandaat en bevoegdheden, en soms ook fysieke werkplekken moeten ingeregeld worden voor de TWO. Soms geldt dat ook voor de administratieve en/of ICT-processen of -voorzieningen.

De doorlooptijd van idee tot feitelijke start van de TWO is hierdoor al snel 6 maanden of meer.

Na de start van de TWO vinden evaluaties plaats die kunnen leiden tot bijstelling van de TWO. Aan het einde van de TWO-periode vindt een eindevaluatie plaats, waarvan de uitkomsten meegewogen worden bij het besluit om de organisatie definitief op de TWO-wijze in te richten. Veelal worden de toetsingscriteria voor de eindevaluatie aan het begin van het traject vastgesteld met de OR.

Na de eindevaluatie

Op basis van de ervaringen in de TWO en de uitkomsten van de eindevaluatie wordt een besluit genomen over een definitieve organisatieverandering. Bij negatieve ervaringen in de TWO zal worden teruggekeerd naar de oude organisatievorm dan wel wordt gekozen voor een geheel nieuwe organisatievorm.

Ervaring leert dat een TWO meestal een positief resultaat heeft en de desbetreffende tijdelijke situatie via een formele organisatiewijziging definitief wordt gemaakt. Daarbij zullen eerst de spelregels van een reorganisatie moeten worden gevolgd, waaronder een adviesaanvraag indienen bij de ondernemingsraad en overleggen met de bonden in DGO. In die reorganisatie is de uitgangspositie van de medewerker gelijk aan die zij hadden in de oude organisatie van vóór de TWO.

Meer informatie

Het duizelt je wellicht na het lezen van deze long-read. Er komt veel kijken bij het starten van een TWO. De adviseurs van het Kennispunt Organisatieverandering en Recht hebben ruime ervaring met het opzetten van een TWO. Zij helpen je graag bij de keuze om wel of niet een TWO op te zetten en het maken van stappen met de medezeggenschap. Het Kennispunt O&R is te bereiken via organisatieverandering&Recht@rijksoverheid.nl.

Het Kennispunt geeft ook trainingen. Bijvoorbeeld Organisatie veranderen stap voor stap.  Deze tweedaagse training wordt dit jaar nog één maal gegeven op 7 en 19 december.