'Wat gebeurt er achter de deur van Bureau Integriteit DJI?'.

Weblogbericht | 25-09-2023 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Het justitieel complex heeft een bijzondere geschiedenis. Begin negentiende eeuw was het een legerkamp, vandaar de naam ‘Kamp van Zeist’. Gedurende de Eerste Wereldoorlog lag vlak bij een interneringskamp voor Belgische militairen, tijdens de Tweede Wereldoorlog zaten de Duitsers er, tijdens de Koude Oorlog was het een Amerikaanse militaire basis en in de periode 1999-2001 was er een Schotse rechtbank gevestigd voor de rechtszaak tegen de verdachten van de aanslag in 1988 op een PanAm vliegtuig boven Lockerbie. Inmiddels is het alweer zo’n twee decennia bij Justitie in gebruik. Hier zijn niet alleen een penitentiaire inrichting (‘gevangenis’) te vinden, maar ook een trainings- en selectiecentrum, verschillende justitiële diensten en een vergadercentrum.

In hoeverre zoeken jullie verbinding met de arbeidsjuristen? Wat wij soms tegenkomen is dat een vraag veel te open gesteld wordt. Of er wordt niet de juiste vraag gesteld waardoor wij niet kunnen vaststellen of er juridisch gezien ook een bruikbare grondslag is.

Johri: "ik denk dat het bij complexe zaken handig kan zijn om meer contact te hebben. De meerwaarde zit vooral bij de opdrachtverstrekking wanneer de onderzoeksvraag wordt geformuleerd en natuurlijk na de oplevering van het onderzoeksrapport. De opdrachtgever heeft een probleem, een vraag en die moet worden beantwoord. Het is voor de interne onderzoekers de uitdaging om die vraag onpartijdig te beantwoorden: het vaststellen van de relevante feiten én de omstandigheden. Laat ik een relatief simpel voorbeeld geven: misbruik bedrijfsmiddelen. Een doos papier is mee naar huis genomen. Heel makkelijk. Op de camerabeelden zie je iemand met de doos papier naar huis lopen. Had de medewerker toestemming of niet? En wat zijn de omstandigheden? Uit het onderzoek blijkt dat iedereen het doet, alleen die toch al kritische medewerker wordt erop aangesproken, zo verklaart de beschuldigde. En dat is iets wat bij ons in het rapport gaat komen. De opdrachtgever is vervolgens verantwoordelijk voor de kwalificatie van de vastgestelde feiten en de afdoening hiervan. Daarin heeft de arbeidsjurist in mijn ogen weer een belangrijke rol".

En dat is ook heel waardevol voor ons, omdat wij ons dan beter kunnen voorbereiden op wat er op een zitting wordt gezegd, als verweer ten aanzien van de cultuur. Hoe meer informatie wij hebben, des te beter kunnen we een zaak rond krijgen.

Johri: "Ik vind het verstandig als de beschuldigde zich laat bijstaan, bijvoorbeeld door een advocaat of een jurist van de vakbond, maar een andere derde kan ook. Zo’n onderzoek is gewoon spannend en soms is men opgelucht dat eindelijk de eigen kant van het verhaal kan worden verteld. Maar er kunnen ook veel emoties loskomen, als er dan iemand bij is, haalt dat de scherpe kantjes ervan af. Het is echt mijn advies om je altijd te laten bijstaan, uiteraard op voorwaarde dat die persoon niet betrokken is bij het vermoeden van de integriteitschending.

Als men bij ons betrokken is geweest in een intern onderzoek, dan wil ik graag dat iedereen na afloop het gevoel heeft dat ze hun verhaal konden doen. Dat de relevante feiten en omstandigheden zijn vastgesteld, en dat dit alles goed is gerapporteerd. Men moet zich gewoon netjes behandeld voelen: procedurele rechtvaardigheid.

Want vergeet niet, het zijn collega’s hè. Het zijn collega's die misschien ook onschuldig zijn of die in een situatie zijn beland waaraan de werkgever ook debet is. Goed integriteitsmanagement draagt bij aan de berscherming van de organisatie en de maatschappij tegen fout gedrag van medewerkers. Let wel, ik zeg niet foute medewerkers, ik zeg fout gedrag. Maar goed integriteitsmanagement is er ook om de medewerker te beschermen tegen een foute organisatie en een foute maatschappij. Zaken worden soms enorm uit het verband gerukt, de reguliere en sociale media werken daarin als een vliegwiel".

Johri legt deze uitspraak aan de hand van een voorbeeld uit.

"Deze casus is destijds in de media en zelfs in de Tweede Kamer aan de orde geweest. Het ging om een medewerker die in het buitenland was gestationeerd en thuis nog geen werkend internet had. Daarom werd de tablet van het werk als hotspot voor het gezin gebruikt. De kosten liepen al snel enorm op, na drie weken was er een rekening van 211.000 euro. We hebben dit toen door de Auditdienst Rijk laten onderzoeken. Hieruit bleek dat er op allerlei vlakken kwetsbaarheden waren, waardoor het zo uit de hand kon lopen. De medewerker had onjuist gehandeld, maar doordat het zowel contractueel met de provider als intern in de bedrijfsvoering op dit punt niet goed was ingeregeld kon het zo uit de hand lopen. De medewerker heeft straf gehad, maar belangrijker nog is dat er Rijksbreed maatregelen zijn genomen om deze kwetsbaarheden beheersbaar te krijgen. Zo’n exces kan nu niet meer gebeuren. Van deze casus is echt geleerd".

Een heikel punt. Waar wij tegenaanlopen als juristen zijn de lange doorlooptijden bij BI-onderzoeken.

Johri: "Die doorlooptijden zijn inderdaad een heikel punt. Daar zijn verschillende oorzaken voor. Allereerst capaciteit. Een onderzoek kost gewoon tijd en als er veel aanbod is, dan kan dat een probleem worden met het aantal onderzoekers dat beschikbaar is. Ook onderzoekers zijn wel eens ziek of gaan op vakantie. Het is net als bij de brandweer: we hebben geen invloed op de zaken die worden aangemeld en wanneer deze komen. Soms is het wat rustiger en soms is het druk. Maar er speelt ook iets anders mee. We zien nogal eens dat vanuit opdrachtgeverskant niet altijd de informatie en personen beschikbaar worden gesteld die nodig zijn voor het onderzoek. Dan kan het langer gaan duren. Een ander probleem wordt gevormd door de zogenoemde ‘samenloopzaken’, dan loopt een intern onderzoek naast een strafrechtelijk onderzoek. Soms kan er pas worden gestart als het strafrechtelijk onderzoek is afgerond. Dat kan zo zes tot negen maanden duren. Dat is frustrerend voor iedereen. Hier is echt nog ruimte voor verbetering, al zijn er gelukkig ook genoeg zaken waarin de samenwerking en uitwisseling met Openbaar Ministerie en de politie goed verloopt".

Hoe kan je als medewerker toegankelijke informatie krijgen over het interne onderzoek. Wat kan je verwachten tijdens zo’n onderzoek?

Johri: "Goed dat je dit vraagt. Onlangs hebben we de informatie op de website van BI DJI aangepast. Iedereen kan de onderzoeksprocedure (Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek, de BIPO) hierop vinden. Maar ook onze visie, missie en werkwijze die recent is vastgesteld is voor iedereen daar te raadplegen. We gaan deze informatie nog verder aanvullen".

Hoe kijk je aan tegen anonieme meldingen?

Johri: "Anonieme meldingen zijn lastig, alleen al omdat je vaak geen verhelderende vragen kunt stellen en ook niet altijd de achtergrond van de melding duidelijk krijgt. Maar in sommige gevallen is dat ook niet nodig. Als de anonieme melding met concreet ondersteunende stukken wordt aangeleverd, denk aan gevallen zoals fraude of misbruik van bedrijfsmiddelen, dan kan dat prima worden geverifieerd. Maar gaat het om ongewenste omgangsvormen, dan is een anonieme melding wel moeilijk. Het moet wel duidelijk zijn waar het om gaat, waar en wanneer het plaatsvond en wie erbij betrokken waren. Een beschuldigde moet zich kunnen verweren tegen een beschuldiging. Hoor en wederhoor zijn basisprincipes in goed onderzoek. Dat verhoudt zich niet met anonimiteit".

We onderbreken het interview voor een rondleiding door het complex. In een van de vleugels is Bureau Integriteit DJI gevestigd. Wat opvalt is de zorgvuldigheid waarmee wordt omgegaan met de medewerkers die te maken krijgen met BI DJI. De ruimtes zijn recent opnieuw ingericht, zichtbaar met zorg en aandacht. Er zijn een aparte wachtkamer en spreekkamer, bovendien is de ontvangst zo georganiseerd dat men onopvallend langs kan komen en vooral dat er rust is. Het is nauwelijks te merken dat je je in een justitieel complex bevindt waarin ook een gevangenis gevestigd is.  

In de nieuwsbrief van oktober pakken de draad van het interview met Johri Maat weer op.