Weblogbericht | 22-04-2022 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Dwingend bewijs

De term die centraal staat is dwingend bewijs: de rechter is bij dit type bewijs verplicht de inhoud als waar aan te nemen, dan wel verplicht de bewijskracht te erkennen die de wet aan bepaalde gegevens verbindt (artikel 151 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv)). Wil hiervan sprake zijn, dan moet een document rechtsgeldig zijn opgemaakt (artikel 156 Rv). Dit geldt ook voor elektronische documenten (artikel 156a Rv), waarbij aanvullend geldt dat de inhoud hiervan is op te slaan voor toekomstig gebruik gedurende een periode die is afgestemd op het doel waarvoor het document is bestemd, en die een ongewijzigde reproductie van de inhoud mogelijk maakt.

Bij de bepaling of een (digitaal) document rechtsgeldig is opgemaakt (en dus dwingende bewijskracht heeft), geldt voor de elektronische handtekening artikel 3:15a  van het Burgerlijk Wetboek (BW) als leidraad. 

Kort gezegd is sprake van dwingend bewijs als de methode die voor ondertekening is gebruikt voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de handtekening is gebruikt en ‘alle overige omstandigheden van het geval’. 

Drie typen digitale handtekeningen

Je hebt drie typen digitale handtekeningen:

1. De elektronische handtekening

Daarbij kun je denken aan de handtekening onder je e-mail. Dit type handtekening is natuurlijk niet zoveel waard en heeft dus altijd ondersteunend bewijs nodig, om zo te kunnen verifiëren wie de handtekening heeft gezet.

2. De geavanceerde elektronische handtekening

Ter waarborging van de voldoende betrouwbaarheid moet een geavanceerde elektronische handtekening: 

• op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn; 
• het mogelijk maken om de ondertekenaar te identificeren;
• tot stand komen met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;  
• op zodanige wijze aan de ondertekende gegevens verbonden zijn dat elke wijziging van de gegevens achteraf kan worden opgespoord.

Of iets voldoende betrouwbaar is, is uiteindelijk aan de rechter ter beoordeling.
Maar… de rechter zou zoiets alleen beoordelen als één van de procespartijen betwist dat een document rechtsgeldig digitaal is ondertekend.

Als expliciet wordt aangevoerd dat de authenticiteit van de elektronische handtekening (oftewel: ‘de voldoende betrouwbaarheid’) wordt betwijfeld, dan zal de rechter dit dus wel moeten toetsen. 

Daarbij is het dan van belang dat aanvullend bewijs kan worden geleverd over het voorafgaande besluitvormingsproces. Daarnaast is het van belang dat uit een volmachtregeling (of volmachtregister) blijkt dat de functionaris die het document heeft ondertekend hiertoe ook bevoegd was. 

3. De gekwalificeerde elektronische handtekening

Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening heeft dezelfde ‘dwingende bewijskracht’ als de handgeschreven handtekening en hier mag en kan de rechter dan ook van uitgaan.

Het verschil met de geavanceerde elektronische handtekening zit erin dat dit type digitale handtekening is aangemaakt met een zogeheten gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen, gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen. Hierbij zijn specifieke en zware eisen gesteld aan de identificatie van diegene die deze handtekening kan zetten. (Zo dient een ‘certificaat autoriteit’ vaak de identiteit van de ondertekenaar in persoon te verifiëren en dus letterlijk bij de ondertekenaar langs te gaan.)

Binnen VWS kan een certificaat voor de gekwalificeerde elektronische handtekening bovendien alleen worden uitgegeven als de functionaris bevoegd is volgens het volmachtregister. In dit register, gebaseerd op de Volmachtregeling VWS, staat welke functionaris voor welke privaatrechtelijke rechtshandeling bevoegd is. Je kunt er dus van op aan dat het een bevoegd gezette handtekening is.

Eisen aan de arbeidsovereenkomst

Het overeenkomen van een arbeidsovereenkomst is een zogenaamde privaatrechtelijke rechtshandeling. De wetgever heeft voor bepaalde type overeenkomsten vormvoorschriften vastgesteld. Zo kan het zijn dat sprake moet zijn van een schriftelijk document of een (notariële of onderhandse) akte.

Voor de vraag of sprake is van een arbeidsovereenkomst, geldt geen vormvoorschrift.  Artikel 7:610 van het BW vermeldt alleen een aantal eigenschappen die tezamen leiden tot de conclusie dat sprake is van een arbeidsovereenkomst. Een mondelinge overeenkomst zou dus ook kunnen leiden tot vaststelling van een arbeidsovereenkomst. 

Voor de sector Rijk geldt wel dat gebruik moet worden gemaakt van modelarbeidsovereenkomsten, omdat de CAO Rijk dit voorschrijft.  

Een (digitale) schriftelijke arbeidsovereenkomst kan helpen bij de bewijsvoering, mocht hier tussen partijen een geschil over ontstaan en de rechter een oordeel moet vellen. 

‘Wie van de 3?’

Bij de (simpele) elektronische handtekening (type 1) en de geavanceerde elektronische handtekening (type 2) is het in eerste instantie aan de ondertekenaar om te bewijzen dat de handtekening voldoende betrouwbaar is voor het doel waarvoor deze gebruikt is en daarmee rechtsgeldig is. Bij brieven met weinig juridische rechtsgevolgen is dat laatste eerder het geval, dan bij bijvoorbeeld miljoenencontracten. 

Om deze reden zal een organisatie dus vaak voor de gekwalificeerde elektronische handtekening (type 3) kiezen, als er grote (juridische) belangen op het spel staan. 

Belangrijk om te onthouden is dat bij een gezette type 3-handtekening deze alleen als dwingend bewijs geldt, zolang het onderdeel is van een digitaal bestand. De verificatie hangt namelijk samen met de code van het digitale bestand. Simpeler gezegd: of je zet een natte handtekening op een geprint bestand of je zet een elektronische gekwalificeerde handtekening op een digitaal document. Je kan dit dus niet door elkaar gebruiken.

Bij de arbeidsovereenkomst zal, vooralsnog, een gekwalificeerde elektronische handtekening ingewikkeld te realiseren zijn, omdat een aspirant-medewerker immers (meestal) niet zal beschikken over een gekwalificeerd certificaat.  

Hoewel een natte handtekening dus niet per se noodzakelijk is bij een arbeidsovereenkomst, valt er wat voor te zeggen om bij keuze voor een digitaal proces minimaal te zorgen dat beide partijen een geavanceerde elektronische handtekening kunnen zetten. Dit voor het geval een van de partijen betwist dat sprake is van een arbeidsovereenkomst. Zo houd je het dan tenminste ‘droog’ bij de rechter, zonder natte handtekening.

Meer informatie

Heb je naar aanleiding van dit weblog nog een vraag? Je huisjurist helpt je graag verder!