Verblijfkosten bij een dienstreis: geen kosten = niet declareren!

Weblogbericht | 18-10-2024 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

• De kosten die via de verblijfkostenvergoeding vergoed worden, zijn kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven (vroeger heette dat in de cao de dagvergoeding en in het P-Direktportaal wordt-ie ook nog zo genoemd);
• Gemaakte kosten: de vergoeding voor verblijfkosten is voor gemaakte kosten. Heb je geen kosten gemaakt? Dan declareer je geen verblijfkosten!
• Je kunt alleen een verblijfkostenvergoeding declareren als je dienstreis minimaal vier uur duurt én als je bestemming meer dan één kilometer van je eigen werklocatie (of in een andere gemeente dan je werklocatie) af ligt;
• Er zijn vaste bedragen vastgesteld, bijvoorbeeld € 20,32 voor een lunch. Geef je meer of minder uit? Dat maakt niet uit voor de vergoeding;
• Logies, lunch, ontbijt en diner moeten zijn genuttigd in ‘een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’, bijvoorbeeld een restaurant of hotel. In de cao staat dat het moet gaan om een algemeen toegankelijke gelegenheid, een restaurant in het gebouw van een overheidsinstelling is dat dus niet.
• De werkgever kan een lagere vergoeding vaststellen als je vaak dienstreizen maakt en ‘als de aard van uw werkzaamheden of de reisomstandigheden daar aanleiding voor geven’. Als je vaak dienstreizen maakt kan de werkgever ook een vaste vergoeding per maand of kwartaal geven voor reis- en verblijfkosten.

Let op: de zogenaamde ‘dagvergoeding’ zoals die in het P-Direktportaal wordt genoemd (en vroeger ook in de cao) is de vergoeding voor kleine uitgaven overdag of kleine uitgaven in de avond. Dit is ook onderdeel van de verblijfkostenvergoeding en ook hiervoor geldt dat sprake moet zijn van gemaakte kosten.

Op Rijksportaal en in de cao vind je nog meer informatie, die medewerkers ook moeten naslaan als ze declareren.  Ook voor het indienen van declaraties geldt dat integriteit voorop staat! Voor kleine uitgaven hoef je bijvoorbeeld geen betaalbewijs aan te leveren. Maar als je als leidinggevende twijfelt of je medewerker daadwerkelijk kosten maakt, mag je natuurlijk wel vragen om de betaalbewijzen.