Melding of klacht?

Weblogbericht | 13-01-2025 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Waarom een formele route belangrijk is

Een veilige werkomgeving is essentieel voor het welzijn van medewerkers. Als er sprake is van ongewenst gedrag, zoals pesten, intimidatie of discriminatie, is het belangrijk dat medewerkers terechtkunnen bij een vertrouwenspersoon, manager of collega. Daarnaast moeten de onderdelen van de Staat formele routes bieden voor het melden of indienen van klachten, zodat misstanden worden aangepakt en het vertrouwen in de organisatie wordt hersteld.

Het onderscheid tussen een klacht en een melding zit in de intentie en de aanpak:

• Klacht: de klager wil erkenning en herstel van vertrouwen. Het gaat vaak om persoonlijke genoegdoening en erkenning van de fout.
• Melding: de melder wil een situatie beëindigen die niet in orde is, zoals een misstand of grensoverschrijdend gedrag. Dit is vaak in het belang van de organisatie en soms ook in dat van de melder.

Een klacht wordt doorgaans ingediend door degene die het ongewenste gedrag zelf heeft ervaren. Een melding kan echter ook door een omstander worden gedaan, bijvoorbeeld door een collega of leidinggevende.

Wat gebeurt er na een melding of klacht?

De opvolging van een klacht of melding verschilt aanzienlijk:

• Klachtbehandeling: bij een klacht wordt een formeel proces gevolgd, inclusief een ontvankelijkheidstoets en mogelijk bemiddeling. Als de klacht ontvankelijk is, wordt deze behandeld door een (externe) klachtencommissie.
• Meldingsopvolging: bij een melding besluit het bevoegd gezag, na advies van de ontvanger van de melding, hoe deze wordt opgevolgd. De melder kan op afstand blijven van het verdere proces.

Anonimiteit en informatieverstrekking

Een klacht over ongewenst gedrag moet schriftelijk worden ingediend en is niet anoniem, zodat hoor en wederhoor mogelijk is. Voor meldingen geldt dat anonimiteit vaak wél een optie is, zoals vastgelegd in de Wet bescherming klokkenluiders. De beschuldigde wordt bij een klacht geïnformeerd zodra deze is ingediend. Bij meldingen kan dit pas gebeuren als duidelijk is welke opvolging de melding krijgt.

Tot slot

Een klachtenregeling voor ongewenst gedrag is formeel nog niet verplicht. Gelukkig bevatten veel personeelsreglementen wel een klachtenregeling. Helaas ontbreekt het wel vaak aan een meldregeling. Het is van belang dat zowel voor de overheidsorganisatie als voor de betrokken medewerker duidelijk is hoe het proces verloopt en dat de regeling toegankelijk en leesbaar is. En niet onbelangrijk: dat uit de regeling ook blijkt of deze past bij het doel van de medewerker.

Conclusie: een veilige werkomgeving begint bij duidelijkheid

Het juist inrichten van procedures voor meldingen en klachten over ongewenst gedrag draagt bij aan een veilige werkomgeving. Door helder te communiceren over de mogelijkheden en verschillen, kunnen departementen en dienstonderdelen zowel medewerkers als de organisatie als geheel beter beschermen. Daarnaast is het goed om al in een vroeg stadium helder te hebben of het gaat om een klacht of een melding. De behandeling van een klacht is namelijk een stuk formeler, terwijl de oplossing van een melding mogelijk vraagt om een meer informele aanpak. Hierbij kan mediation en begeleiding bij gesprekken een rol spelen. Het Rijksloket Advies en Bemiddeling Arbeidszaken RABA kan hierbij behulpzaam zijn. 

Het RABA is een onafhankelijke en laagdrempelige voorziening voor alle rijksambtenaren. Bij een conflict of verschil van mening op de werkvloer, kan je terecht bij het RABA. Het RABA adviseert ook HR-adviseurs, vertrouwenspersonen en bedrijfsmaatschappelijkwerkers. 

Meer informatie over integriteit

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen. Het Kennispunt Integriteit helpt je graag verder. De adviseurs zijn te bereiken via: kennispuntintegriteit@rijksoverheid.nl