Onderzoeken is een vak

Weblogbericht | 25-10-2023 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Je eerste 100 dagen als directeur van Bureau Integriteit DJI zitten erop. Wat zijn je bevindingen tot nu toe?

"Het bureau kende ik al, want ik ben ‘klant’ geweest. Als integriteitscoördinator van BZK en VWS heb ik verschillende keren onderzoeken bij Bureau Integriteit DJI (BI DJI) belegd. Dus het BI DJI was mij goed bekend, dat is ook de reden dat ik er graag wilde werken. 

Interne onderzoeken hebben een enorme impact binnen de organisatie, vooral voor de melder en de beschuldigde, maar ook voor anderen, zoals de leidinggevende en collega’s. Maar ook in de buitenwereld is er veel aandacht voor integriteitsschendingen en de onderzoeken hiernaar. Als interne onderzoekers hebben we – samen met onze collega’s binnen en buiten de Rijksdienst – de verantwoordelijkheid om aan de kwaliteit te blijven werken en ook de maatschappelijke ontwikkelingen goed te volgen. Denk maar aan de aandacht voor seksuele intimidatie en ongewenste omgangsvormen. Maar ook onderwerpen zoals de omgang met sociale media, nevenwerkzaamheden en activisme zijn van belang om in bij te blijven. Belangrijk onderdeel van mijn werk is om hierover in gesprek te gaan en te kijken wat de behoeftes van de opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers zijn. Ook ben ik regelmatig op werkbezoek, waarbij ik niet alleen met het management spreek, maar ook met de medewerkers op de werkvloer en af en toe ook met gedetineerden. Het helpt mij om beter te begrijpen onder welke omstandigheden moet worden gewerkt en waarom zaken soms mis gaan. 

Het afgelopen half jaar hebben we ook onze ‘missie, visie en werkwijze’ opnieuw op papier gezet. Lekker overzichtelijk, twee pagina’s. Dit helpt om goed voor ogen te houden wat onze taak in het integriteitsmanagement is en wat we als opdrachtgever en opdrachtnemer, maar ook als betrokkenen in een onderzoek over en weer van elkaar kunnen verwachten. De opdrachtgever heeft een vraag over een vermoeden van een integriteitsschending en wij als onderzoekers moeten helpen deze vraag te beantwoorden, zodat er een zorgvuldige afdoeningsbeslissing kan worden genomen.

Mijn persoonlijke ambitie is dat we meer gaan samenwerken binnen de Rijksdienst. De Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek (BIPO) is daar een goed voorbeeld van. In 2024 gaan we deze evalueren en herzien, zodat deze weer helemaal bij de tijd is. Maar ik zou ook graag zien dat we gezamenlijke opleidingen gaan ontwikkelen. Dan kunnen onderzoekers ook makkelijker worden uitgewisseld, zowel voor een bepaald onderzoek als in het kader van de loopbaanontwikkeling. Want onderzoeken is een vak!"

"Integriteitskwesties en interne onderzoeken hebben enorme impact, ook als het zorgvuldig wordt uitgevoerd"

"Een andere uitdaging is de balans tussen transparantie en discretie. De buitenwereld – zowel de politiek en de media als de belastingbetalende burger – mag best weten wat er gebeurt binnen de overheid, ook als zaken niet goed gaan. In die buitenwereld is ook heus wel begrip dat er wel eens wat gebeurt in een Rijksdienst met bijna 155.000 ambtenaren, de externe inhuur nog niet eens meegerekend. Daarom is het goed dat we al jarenlang de integriteitscijfers openbaar maken in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Ook worden steeds vaker de departementale jaarverslagen integriteit actief openbaar gemaakt, inclusief beschrijvingen van casuïstiek. Dat is niet alleen van belang in het kader van de verantwoording, maar ook voor de bewustwording. Iedereen kan ervan leren. Als ik ergens een praatje houd gebruik ik veel casuïstiek, dan gaat het onderwerp integriteit veel meer leven. Ik hoop ook altijd dat een casus bij de ene organisatie ook bij een andere organisatie tot een gesprek aan de MT-tafel en het werkoverleg oplevert: Kan dit bij ons ook gebeuren? Maar tegenover transparantie staat discretie. Het gaat over mensen, over collega’s die ook weer verder moeten binnen of buiten de organisatie. Integriteitskwesties en de interne onderzoeken hebben enorme impact, ook als het zorgvuldig wordt uitgevoerd. Een trap na geven is dus niet de bedoeling."

Nog even terugkomend op je wittebroodsweken. Je gaf eerder al aan dat de doorlooptijden je aandacht hebben. Wat zijn andere aandachtspunten?

"De afgelopen tijd zijn we heel druk bezig geweest met onze AO, de administratieve organisatie. Dat klinkt wat saai, maar het is heel belangrijk. Het gaat over de wijze waarop de bedrijfsprocessen zijn georganiseerd en beschreven en de wijze waarop met de informatie wordt omgegaan. Dat draagt ook bij aan de kwaliteit van onze producten en diensten. Je wilt immers dat het niet al te veel uitmaakt welke onderzoeker op een zaak wordt gezet, er moet een goede professionele standaard zijn.  
Ook een onderwerp als onderzoekswaardigheid komt vaak aan bod. Welke afwegingen maak je hierin? Soms is een intern onderzoek niet het juiste instrument, dan moet je kunnen doorverwijzen naar een andere partij. Bijvoorbeeld om een cultuuronderzoek in te stellen dat niet persoonsgericht is, maar vooral gericht om te kijken wat er loos is binnen een onderdeel en hoe dit kan worden opgelost. Bij conflicten op de werkvloer kan voor mediation worden doorverwezen naar het Rijksloket Advies en Bemiddeling Arbeidszaken, het RABA".

Het Kennispunt Integriteit organiseert huiskamergesprekken met medewerkers op verschillende departementen in het kader van het creëren van een sociaal veilige werkomgeving. Dan gaat het ook over cultuur. Er wordt dan regelmatig gezegd: “Ik durf bijna niets meer te zeggen”.

"Dat kun je op meerdere manieren uitleggen. Het kan betekenen dat mensen zich niet durven uit te spreken over integriteitskwesties, bang om er zelf last van te krijgen. Ik durf echter wel te stellen dat er voldoende hulplijnen en procedurele waarborgen zijn. Maar het gaat natuurlijk om de toepassing ervan. Een melder te goeder trouw moet altijd worden beschermd, ook als achteraf blijkt dat de zaken anders liggen dan eerder bij de melding gedacht. Het kan ook betekenen dat wordt gedoeld op de toenemende polarisatie in de maatschappij. Discussies over gender- en culturele identiteit, de wijze waarop mensen worden aangesproken en de angst om iets verkeerd te zeggen en vervolgens te worden ‘gecancelled’. Politieke en maatschappelijke discussies die verharden, ook op de werkvloer. Politiek activisme onder ambtenaren. Wat kan wel, wat mag niet? Ik hoop dat er weer ruimte komt voor echte dialoog. Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn, maar er kan wel respectvol met elkaar om worden gegaan".

"Mensen maken fouten, mensen vertonen soms fout gedrag, maar dat maakt je niet gelijk tot een fout mens"

We gaan het interview afronden. Zijn er vragen die we niet gesteld hebben, waar je wel graag antwoord op had willen geven?

"Het is belangrijk om te beseffen dat interne onderzoeken maar een deel zijn van het hele integriteitsmanagement. De geleerde lessen moeten weer terugvloeien naar beleid en bewustwording. En ik vind het belangrijk dat goed duidelijk is dat integriteitsmanagement bedoeld is om zowel de organisatie, de maatschappij als de betrokken medewerkers te beschermen tegen niet-integer gedrag over en weer. Waar we voor moeten waken is 'integritisme', het begrip integriteit te breed oprekken en zaken ten onrechte tot integriteitskwesties rekenen. Dat geeft veel verkramptheid. Mensen maken fouten, mensen vertonen soms fout gedrag, maar dat maakt je niet gelijk tot een fout mens. Stel het oordeel uit. Zorg dat de feiten en omstandigheden voldoende duidelijk zijn.

En als laatste wil ik aan leidinggevenden meegeven dat integriteitskwesties af en toe je pad zullen kruisen, maar dat het voor de meesten geen dagelijks werk zal zijn. Dan is het niet gek dat het lastig of spannend is, alleen al uit zorg om de gevolgen voor je medewerkers en de organisatie.

Trek daarom op tijd aan de bel bij de hulplijnen die er zijn. Arbeidsjuristen, vertrouwenspersonen, integriteitscoördinatoren, het RABA of een Bureau Integriteit. Voor hen is het dagelijks werk. Ga als leidinggevenden ook meer met elkaar in gesprek over de moeilijke kwesties. Spreek je uit en realiseer dat je een voorbeeldfunctie hebt. Wees open, eerlijk en geef toe dat je ook wel eens iets verkeerd doet en niet alles weet. Dat opent deuren en geeft ook bij medewerkers vertrouwen om hun eigen dilemma’s te delen".