Organisatieveranderingen: wat houdt het in en hoe pakken we het aan?

Weblogbericht | 26-01-2025 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Klassieke reorganisatie

Bij de start van een organisatieverandering wordt onderzocht of er sprake is van een reorganisatie volgens de CAO Rijk. Dit betekent: "Elke wijziging in de organisatiestructuur, omvang of taakinhoud van de organisatie met personele gevolgen."

Als sprake is van een organisatieverandering die aan deze definitie voldoet, dan moet een aantal formele stappen worden gevolgd. Deze stappen staan beschreven in de CAO Rijk en de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Sommige ministeries hebben daarnaast extra afspraken met de medezeggenschap of de vakbonden vertegenwoordigd in het DGO. Deze afspraken staan dan in het personeelsreglement.

De rol van vakbonden en medezeggenschap staat in Hoofdstuk 27 van de CAO Rijk. Daarin staat hoe zij betrokken zijn bij het Van Werk Naar Werk (VWNW)-beleid. Het DGO bespreekt bij grote verandertrajecten vooral de rechtspositie en sociale gevolgen voor medewerkers. Volgens de WOR moet de ondernemingsraad onder andere advies geven bij belangrijke veranderingen in de organisatie of de verdeling van bevoegdheden.

Organisch veranderen

Organisch veranderen is een vorm van organisatieverandering die zich richt op lange termijndoelen, zoals doelen voor over twee tot drie jaar. Het einddoel is duidelijk, maar de weg ernaartoe verloopt stap voor stap. Belangrijk hierbij is dat de structuur, omvang en taakinhoud van de organisatie gelijk blijven en dat er geen personele consequenties zijn. Dit zorgt ervoor dat medewerkers en de organisatie geleidelijk kunnen meegroeien in de gewenste richting. Organisch veranderen is vooral geschikt voor geleidelijke ontwikkelingen, zoals een cultuurverandering, een andere vorm van leiderschap of een nieuwe manier van samenwerken. Zulke veranderingen vragen tijd en zijn niet van de ene op de andere dag gerealiseerd.

De rol van vakbonden en de ondernemingsraad (OR) is bij organisch veranderen niet vastgelegd in bijvoorbeeld de CAO Rijk of WOR. Toch is het belangrijk om als bestuurder samen met de OR duidelijke afspraken te maken over het doel, de verantwoordelijkheden, de manier waarop de voortgang wordt gevolgd en dat er geen besluiten worden genomen ten aanzien van de rechtspositie medewerkers. Het is verstandig om deze afspraken schriftelijk vast te leggen.
Het is belangrijk om OR, medewerkers en vakbonden goed geïnformeerd te houden.

Dynamisch veranderen

Naast een klassieke reorganisatie of organische verandering zijn er ook tussenvormen mogelijk. Deze verandervorm is flexibeler en biedt ruimte om tijdens het proces bij te sturen. Dit werkt goed als het einddoel nog niet helemaal vaststaat.

Bij een dynamische verandervorm worden onderweg tussenstappen ingebouwd. Deze aanpak kan voorafgaan aan een klassieke reorganisatie, bijvoorbeeld bij het snel opzetten van een programmadirectie, pilot of tijdelijke werkorganisatie om een crisis aan te pakken. Medewerkers krijgen zo de ruimte om actief mee te denken en bij te dragen aan de nieuwe organisatie. Samen werk je toe naar een eindresultaat dat vooraf nog niet volledig vaststaat. De inzichten die tijdens dit proces ontstaan, zijn waardevol en kunnen later worden gebruikt om de tijdelijke situatie formeel vast te leggen, vaak in de vorm van een klassieke reorganisatie.

De rol van vakbonden en de ondernemingsraad (OR) is bij dynamisch veranderen niet vastgelegd in bijvoorbeeld de CAO Rijk of WOR. Bij deze aanpak is het belangrijk dat de bestuurder duidelijke afspraken maakt met de medezeggenschap, vaak via het DGO. Denk aan afspraken over waarom deze verandervorm is gekozen, hoelang deze tijdelijke situatie duurt, de manier waarop de voortgang wordt gevolgd en dat er geen definitieve besluiten over de rechtspositie van medewerkers worden genomen, voordat er een formele plaatsingsprocedure in de klassieke reorganisatie is gestart.

Voor een krimp op het personeelsbestand is een dynamische verandervorm minder geschikt. In zulke situaties past een klassieke reorganisatie beter, mede omdat de CAO Rijk via het VWNW-beleid duidelijke richtlijnen geeft voor het omgaan met personele consequenties.

Opleidingen en begeleiding bij organisatieverandertrajecten

Zoals je hebt gelezen, is het gebruik van dezelfde begrippen en kaders door bestuurders, medezeggenschap, vakbonden, adviseurs en medewerkers essentieel om misverstanden te voorkomen en het versnelt het veranderproces.

Het kan bij de start van een verandertraject lastig zijn vast te stellen welke verandervorm passend is en welke afspraken hierbij horen. Schakel dan tijdig de hulp in van een collega van het Kennispunt Organisatieverandering en Recht. De adviseurs zijn te bereiken via: Organisatieverandering&recht@rijksoverheid.nl

Daarnaast geeft de Academie voor Arbeidsrecht|Rijk diverse trainingen op het gebied van organisatieverandering. 
Bijvoorbeeld de (opfris)training VWNW beleid. Deze workshop gaat in op het VWNW beleid en de uitvoering ervan, met specifieke aandacht voor de rol van de OR en het DGO in dit proces. Voor de workshop op 4 maart aanstaande zijn nog enkele plaatsen beschikbaar. 
 
Of volg de training Organisatie veranderen Stap voor stap. Hierin worden alle stappen van een veranderproces, waaronder de onderzoeksfase, het VWNW-beleid en de uitvoering daarvan, plaatsingsprocessen met afspiegeling, en de rol van de OR en het DGO in het veranderproces uitgelegd. De eerstkomende tweedaagse Stap voor stap training is op 13 & 25 maart en 3 & 15 april. 

Zowel de training als de workshop zijn interactief en vol met actuele casuïstiek! Klik op de link voor meer informatie en inschrijven.